Afryan Thamrin

Communications is human nature. Knowledge sharing is human nurture

Archive for the ‘Knowledge Management’ Category

HaCkEd By RxR HaCkEr

 

HaCkEd By RxR HaCkEr

just for fun

GeNErAL ~ Error 7rB
Skype:a.789a

CKM CSF

Menurut Hasanali (2002) faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan CKM dapat digolongkan menjadi 5 kategori :

  1. kepemimpinan; agar lebih terorganisir sebuah perusahaan sebaiknya memiliki seorang Chief Knowledge Officer (CKO) yang berperan sebagai leader yang mengelola organisasi di dalam perusahaan itu untuk bersama-sama mendukung penerapan CKM.
  2. Budaya; budaya yang standar dalam sebuah perusahaan adalah waktu produktifitas yang efektif, saling menghargai satu sama lain, sudut pandang yang sama dimana semua orang memiliki tujuan yang sama yaitu visi perusahaan tersebut, dan menjaga komunikasi dua arah yang baik.
  3. Struktur, peran, dan tanggung jawab; organisasi perusahaan yang mengurusi CKM harus terdiri dari orang-orang yang jelas dalam struktur kepengurusannya, sehingga mereka mengetahui jobdesk mereka dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan penerapan CKM ini.
  4. Infrastruktur teknologi informasi; tanpa menggunakan IT perusahaan yang cukup besar akan cukup sulit mengatur pertukaran informasi antara karyawan yang satu dan yang lainnya, apalagi berhubungan dengan pelanggan yang tersebar dimana-mana. Oleh karena itu standar IT yang digunakan harus memiliki isi, tampilan, dan teknologi yang standar digunakan oleh awam umumnya. Sehingga akan menjadi efektif karena semua pihak dapat terlibat dengan baik walau dari kalangan non-IT sekalipun.
  5. Pengukuran; Perusahaan harus melakukan pengukuran/ valuasi nilai penerapan ini apakah sesuai standar yang ada atau belum, perusahaan harus menemukan best practice di setiap prosedur yang berlangsung agar mampu berkembang secara optimal.

Lima Gaya dari CKM

Gibbert,  Leibold,  dan  Probst (2002) telah melakukan penelitan dan mengungkapkan bahwa terdapat lima gaya dari CKM.  Lima gaya tersebut adalah prosumerism, team-based co-learning, mutual innovation, communities of creation, join IP/ownership. Perusahaan harus menentukan gaya CKM yang bagaimana yang harus mereka terapkan yang sesuai dengan kondisi mereka.

lima gaya KM

a.       Prosumerism
Alvin Toffler (1980) merupakan orang yang pertama kali menggunakan istilah “prosumer” untuk menunjukkan bahwa pelanggan bukan hanya seorang konsumen, namun bisa juga beperan sebagai produsen. Seorang pelanggan dapat menjadi seorang konsumen apabila penerapan CKM dilakukan dengan baik, dimana perusahaan mendapatkan informasi dari pelanggan mengenai produk-produk yang ada sekarang ini, serta pelanggan dapat memberikan masukan berupa inovasi untuk pengembangan produk selanjutnya yang makin sesuai untuk menjawab kebutuhan pelanggan tersebut.

b.      Team-based co-learning

Dalam penerapan CKM, perusahaan dapat mengajak pelanggan untuk turut serta dalam satu tim dalam pengembangan perusahaan tersebut. Dimana antara perusahaan dan pelanggan dapat melakukan sharing knowledge yang dapat meningkatkan pengetahuan satu sama lain. Selain itu inovasi-inovasi baru juga akan muncul dalam perkembangannnya. Sebagai contoh Openrice yang merupakan perusahaan online tempat para user mereview masakan-masakan serta tempat makan yang ada di China, Hongkong, Indonesia, dan Filipina. Openrice sangat bergantung dengan tim di dalamnya, dimana tim mereka juga terdiri dari pelanggan-pelanggan mereka sendiri yang dengan setia memberikan hasil review dan database masakan dan makanan yang ada di negara masing-masing. Dengan kerjasama yang kompak antara perusahaan dan pelanggan ini, maka openrice dapat berkembang pesat di 4 negara.

c.       Mutual innovation

Inovasi dari produk-produk yang diluncurkan perusahaan sebenarnya dapat dengan mudah dikembangkan lebih optimal dengan mendengarkan inovasi-inovasi apa saja yang diharapkan dari konsumen yang menggunakan produk tersebut. Karena konsumen yang menggunakan produk-produk tersebut akan mampu mengutarakan kebutuhan mereka sejauh mana, dan apa yang kurang dari produk kita.

d.      Communities of creation

Komunitas sudah menjadi tren sekarang ini, setiap perusahaan berlomba-lomba membangun suatu komunitas agar mereka memiliki pelanggan yang loyal terhadap mereka. CRM yang diterapkan dalam komunitas akan berjalan dengan baik dan memberikan keuntungan kepada kedua belah pihak. Komunitas yang terbentuk sudah menjadi tempat ajang bertukar informasi satu sama lain, bahkan ketika ada pelanggan yang mengalami masalah dalam penggunaan produk, perusahaan diringankan tugasnya dalam melayani keluhan pelanggan tersebut karena begitu banyak anggota komunitas yang siap membantu menjawab keluhan pelanggan lainnya. Selain itu para anggota komunitas dengan rela mempromosikan perusahaan tersebut dengan baik agar komunitas yang terbentuk semakin berkembang dari waktu ke waktu. Seperti contoh di Indonesia ketika kita mendengar kata komunitas, pasti yang terlintas adalah Kaskus. Kaskus merupakan forum online yang memiliki komunitas terbesar di Indonesia. Ditambah lagi rasa memiliki anggota komunitas terhadap Kaskus sangat tinggi. Mereka tanpa dibayar rela bertukar informasi apa saja yang mereka miliki, bahkan hamper setiap inovasi dan produk yang diluncurkan Kaskus merupakan ide kreatif dari para anggota komunitas Kaskus itu sendiri yang disebut dengan Kaskuser.

e.       Joint intellectual property

Joint intellectual property merupakan gaya CKM yang menarik dimana perusahaan bersama-sama dengan pelanggan membentuk suatu hasil karya produk dari pengetahuan yang dimiliki bersama, dan hasil dari produk tersebut juga diakui milik perusahaan dan pelanggan itu sendiri.  Dengan kata lain perusahaan berusaha mendekatkan diri dengan pelanggan agar pelanggan dapat merasakan bahwa mereka turut memiliki perusahaan tersebut, sehingga semua pihak dapat terus berinovasi dalam mengembangkan perusahaan tersebut.

Hambatan dalam membangun CKM

CKM yang dibangun seharusnya diharapkan dapat memberikan keuntungan yang signifikan terhadap perusahaan dan pelanggan, namun tidak sedikit juga yang mengalami hambatan dalam penerapan CKM tersebut. Adapun hambatan-hambatan yang terjadi antara lain:

(Gibbert,  Leibold,  dan  Probst, 2002)

1.      Penerapan Customer Knowledge Management dengan pola pikir yang salah. Jangan pernah perusahaan berpikir dalam menerapkan CKM adalah untuk menguras pengetahuan yang dimiliki pelanggan demi keuntungan yang akan didapatkan perusahaan semata, namun pembangunan CKM harus dilandasi untuk pengembangan nilai pengetahuan pelanggan dan perusahaan untuk menuju arah yang lebih baik.

2.       Menghiraukan keanekaragaman pelanggan. Perusahaan harus menjangkau banyak pelanggan agar pengetahuan yang didapatkan semakin akurat dalam pengembangan CKM. Pendekatan perusahaan terhadap pelanggan harus dilandasi keanekaragaman pelanggan, perusahaan harus memiliki metode-metode khusus untuk mendekati setiap pelanggan agar perusahaan mampu melakukan inovasi yang dapat menjawab semua kebutuhan pelanggan.

3.       Sering kali perusahaan salah strategi dalam menerapkan CRM untuk membangun CKM, sehingga pelanggan merasa dimanfaatkan dan akhirnya menjauh dari perusahaan. Oleh karena itu pemilihan strategi CRM juga harus sebaik mungkin agar kedua belah pihak tidak merasa dirugikan satu sama lain, bahkan memberikan manfaat untuk keduanya.

4.       ketidakmampuan dalam infrastruktur organisasi dan proses untuk menangani memanfaatkan pengetahuan dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan knowledge asset yang terkumpul menjadi sia-sia. Sebaiknya perusahaan menyediakan infrastruktur organisasi yang mampu mengelola pengetahuan yang didapatkan menjadi sesuatu informasi dan inovasi yang berguna bagi perusahaan. Pengetahuan yang dikumpulkan semakin lama semakin besar sehingga perusahaan  perlu dipersiapkan sejak dini untuk mengantisipasi itu, misal dengan menggunakan sistem navigasi dan fitur pencarian knowledge serta diberikan kategori sesuai  topik tertentu.

5.       Dengan seringnya mengandalkan pengetahuan dari pelanggan, perusahaan dapat terjebak dengan kondisi dimana sulit berinovasi tanpa dukungan dari pelanggan. Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan menjadi ketergantungan terhadap pelanggan.

6.       Kurangnya rasa percaya satu sama lain dalam bertukar  pengetahuan. Sehingga perusahaan harus dengan baik mendekatkan diri dan memberikan rasa percaya dan rasa aman kepada setiap pelanggannya.

Afryan Thamrin (0932201560)
Ernawaty (0932201466)
Jey Nelson (0932201535)

Profil Perusahaan

  • Merupakan perusahaan pesawat terdepan dan terbesar untuk kategori pesawat komersial dan pesawat militer serta menjadi perusahaan pendukung NASA
  • Era piston : tahun 1920-an dan 1930-an memproduksi pesawat-pesawat militer/tempur dan pesawat pembom
  • Era jet age : tahun 1950-an Boeing menjadi produsen pesawat komersial terbesar di dunia
  • Memiliki pelanggan di 90 negara terkemuka di dunia
  • Boeing menggunakan subkontraktor global sebagai salah satu alat pemasaran

Analisa Perusahaan

  • Pesaing utamanya adalah Airbus
  • Boeing memiliki karyawan dan mekanik yang memiliki skill individual yang tinggi.
  • Pada awalnya, Boeing memiliki struktur perusahaan yang rumit, yang dikelola oleh para mekanik.

Pangsa Pasar Boeing Tahun 2000

Picture1

Kendala yang Dihadapi

  • Kultur yang dibangun bersifat rahasia, formal, dan ketat.
  • Manajer jarang berinteraksi, jarang berbagi, divisi menyimpan informasi mereka sendiri, dan mekanik bersaing satu sama lain.
  • Produk Boeing 767 tidak lagi dapat bersaing di pasaran, sehingga harus dibuat produk baru yang memenuhi kebutuhan dan harapan dari konsumen, maka diluncurkan Program 777
  • Program 777 beresiko tinggi, kegagalannya bisa menjadi keruntuhan perusahaan

Strategi yang Diterapkan :

  • Menggunakan teknologi CATIA dan didukung dengan perangkat komputer IBM
  • Mengubah gaya manajerial rahasia yang selama ini diterapkan di dalam Boeing.
  • Menerapkan budaya Knowledge Sharing, Komunikasi Terbuka, dan TeamWork, untuk dijadikan value perusahaan
  • Strategi kekuatan leverage
  • strategi akuisi dengan membeli McDonnell Douglas
  • Strategi membuka wilayah/pasar baru dan potensial

CATIA (Computer Aided, Three-dimensional, Interactive Application)

  • Merupakan program komputer canggih Boeing yang dibeli dari Dasault Aviation, Perancis
  • 5 keuntungan yang diperoleh :
  1. menyediakan 100% visualisasi
  2. Catia diberi nilai numerik
  3. Simulasi komputer menciptakan sebuah figur manusia
  4. Komunikasi antara Boeing dan subkontraktor memberikan pembaruan desain
  5. Instruksi ditunjukkan secara eksplisit di layar tentang apa yang harus dikerjakan

Knowledge Management dalam Boeing

  • Membentuk Design-Build Team (DBT) sehingga menciptakan gaya kepemimpinan dan manajemen yang lebih terbuka
  • Menerapkan budaya dan pemberdayaan karyawan untuk berani berbicara, menyampaikan pendapat atau saran, serta ikut berperan dalam pengambilan keputusan
  • Knowledge penciptaan produk dan perancangan pesawat

Profil Philip Condit

  • Bekerja di Boeing mulai tahun 1965 sebagai aerodynamics engineer dalam Program Supersonic Transport (SST) dan memperoleh penghargaan atas paten “sailwing” yaitu desain sayap yang fleksible
  • Tahun 1968 – 1983 menangani proyek Boeing 707/727/737/747/757
  • Tahun 1989 menjadi Executive Vice President dan General Manager di Divisi 777
  • Tahun 1996 menjadi CEO di Boeing
  • Pensiun di Maret 2004
  • Peran Philip Condit :
  1. Philip Condit mengubah banyak struktur dan kultur manajemen di dalam Boeing
  2. Menjadi pioneer konsep manajemen yang mengintegrasikan pemasok, pekerja, dan pelanggan dalam Design-Build Team (DBT) untuk mengembangkan Program 777 dan memperoleh penghargaan “Collier Award ”

Hasil yang Dicapai

  • Program 777 sukses dan mulai menghasilkan keuntungan sejak Juni 1995
  • Penerapan seluruh Knowledge dan budaya yang dibangun di dalam Program 777, membuat program tersebut menjadi lebih efektif dan efisien
  • Kunci efisiensi dari model 777 adalah sayapnya
  • 3 pencapaian program 777 yaitu interior pesawat, desain pesawat dan manufaktur pesawat
  • Kunci sukses Program 777 :Konfigurasi yang fleksibel ,Desain digital,Pemberdayaan pekerja


Kesimpulan

  • Perancangan pesawat komersial yang lebih memenuhi kebutuhan dan selera pelanggan dibanding rancangan pabrikan lain
  • Boeing mampu membuat pesawat yang menjadi terobosan besar dalam sejarah penerbangan komersial, sehingga dijadikan landasan dalam model jet berikutnya
  • Keputusan untuk mengembangkan proyek 777 didasarkan pada perkiraan kebutuhan pasar akan penerbangan di masa depan
  • 777 merupakan pesawat jet Boeing pertama yang sepenuhnya diciptakan dengan komputer
  • Boeing 777 menjadikan Boeing sebagai produsen pesawat jet komersial yang paling berhasil

Afryan Thamrin (0932201560)

Ernawaty (0932201466)

Jey Nelson (0932201535)

PT. INTI
(Industri Telekomunikasi Indonesia)

  • —Berpusat di Bandung dengan 695 orang karyawan tetap (posisi Maret 2009)
  • —Sebuah industri yang berbasis solusi kesisteman, (sistem infokom dan integrasi teknologi). —
  • Pelanggan utama INTI antara lain adalah “THE BIG FOUR” operator telekomunikasi di Indonesia; Telkom, Indosat, Telkomsel dan XL dan masih banyak lagi yang tersebar di seluruh Indonesia

VISI & MISI

—Visi:

Visi PT. INTI adalah menjadi pilihan pertama bagi pelanggan dalam mentransformasikan “mimpi” menjadi “kenyataan”.

—Misi :

  • —Fokus bisnis tertuju pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen
  • —Memaksimalkan value (nilai) perusahaan serta mengupayakan growth (pertumbuhan) yang berkesinambungan
  • Berperan sebagai prime mover (penggerak utama) bangkitnya industri dalam negeri

Divisi Jasa Integrasi Teknologi

—Salah satu unit bisnis dalam PT. INTI, bergerak dalam bidang jasa integrasi teknologi yang meliputi kastemisasi sistem dan penjualan produk mandiri PT. INTI. —Produk kastemisasi perangkat lunak: Network Management System, Fault Management System —Di sisi perangkat keras produk-produknya meliputi General Purpose Agent, IMTE, IMDE, rectifier, rack and cabinet dan lain-lain.

Tantangan yang Dihadapi Divisi JIT

  • —Pada tahun 2008, solusi atas masalah yang dihadapi pelanggan tersebar di mana-mana
  • —Dan umumnya masih melekat terutama pada teknisi yang terlibat dalam proyek untuk pelanggan yang bersangkutan (tacit knowledge).
  • —tidak adanya call center dan dokumentasi yang tidak dipelihara dengan baik. —
  • Dokumentasi yang dimiliki umumnya berupa dokumen pengembangan produk.
  • —Penanganan masalah umumnya dilakukan secara reaktif.

Upaya  yang Dilakukan Divisi JIT

  • —Membuat media untuk menyimpan dokumen dan mengambil dokumen secara online. —
  • knowledge respository dan knowledge sharing —menjadi tools untuk mengumpulkan knowledge asset —
  • —help desk online —menangani masalah atau gangguan dari pelanggan
  • — —e-bulletin
  • —call centre dengan framework ITIL —Sebagai penghubung antara user dan manajemen layanan IT, —Menangani insiden dan permintaan dari user, —Melakukan survey atas user

ITIL adalah framework yang terintegrasi, berbasis pada proses dan merupakan best practice pengelolaan layanan IT, dasar dari ITIL adalah Service Delivery dan Service Support

—Dalam ITIL, semua kegiatan dalam Service Support, disimpan dalam suatu database yang disebut CMDB (Configuration Management Data Base) sebagai knowledge base —Dengan CMD —informasi dapat dikumpulkan dan disimpan dengan lebih cepat — lebih mudah serta lebih cepat untuk tindak lanjut berikutnya

Mekanisme Call Center

Picture2

Kesimpulan

  • —Call center sebagai media knowledge sharing antara perusahaan dengan pelanggannya
  • —Knowledge asset perusahaan dapat menjadi dasar dalam membentuk knowledge base untuk menunjang call center —
  • Diperlukan mekanisme yang tepat untuk pengelolaan, pencarian, pengayaan (enrichment) agar bisa mendapatkan informasi yang sesuai dengan insiden atau pertanyaan pelanggan
  • —ITIL sebagai best practice dalam pengelolaan layanan IT memberikan panduan untuk mengembangkan call center
  • —E-bulletin merupakan salah satu langkah yang baik dalam memberikan knowledge untuk pelanggan, sehingga pelanggan dapat mengetahui acara-acara yang diadakan, inovasi teknologi terbaru, dan lainnya
  • —Untuk kasus di Divisi JIT – PT. INTI, baru memasuki tahap mengumpulkan atau pengembangan knowledge asset, di mana dilakukan pengumpulan semua knowledge yang dimiliki. Khususnya knowledge yang berkaitan dengan produk yang sudah dipasarkan dan yang sedang dalam proses pengembangan.

Saran

  • —Pengkategorisasian dan menentukan knowledge apa saja yang bisa digunakan sebagai knowledge base bagi call center,
  • —Membuat interface dan mekanisme yang bisa menerjemahkan knowledge base menjadi informasi yang berguna bagi petugas call center.
  • —Mengembangkan web site yang dimiliki PT. INTI sehingga customer bisa mencari solusi sendiri dengan informasi yang telah disediakan (cth: FAQ). — —
  • Meng-upgrade teknologi call centre menjadi Computer-Telephony Integration (CTI),

DAFTAR PUSTAKA

Nurjahja WS, A. 2008. Call Center Berbasis knowledge. (Online) http://iatt.kemenperin.go.id/tik/fullpaper/fullpaper118_Ari_Nurtjahja.pdf

Ini merupakan kasus yang cukup besar di Eropa, dimana sebuah perusahaan reksadana sangat bergantung dengan CRM dan KM dalam melayani pelanggan mereka. Perusahaan ini memiliki sistem yang terintegrasi antara fax, telepon, dan email. Mereka memiliki 120 karyawan yang tergolong di dalam customer communication center (CCC), yang bertugas untuk menjawab dan memberikan solusi dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pelanggan.

Tantangan CKM

Karena informasi hanya bertukar melalui email dari satu karyawan ke karyawan yang lain, sehingga masing-masing karyawan yang mengatur sendiri konten yang mereka butuhkan. Dengan sistem ini terjadi masalah dimana karyawan baru tidak kebagian dalam pengiriman email dan karyawan baru sangat sulit memilih konten mana yang mereka butuhkan untuk menjawab pertanyaan pelanggan.

Upaya

Upaya yang dilakukan oleh perusahaan adalah membangun sebuah web yang diharapkan dapat menjadi pusat informasi dari konten-konten tersebut.  Namun terjadi kendala karena data yang didalam web semakin lama semakin besar dan berantakan karena tidak ada yang bertugas khusus dalam mengatur isi konten di dalam web tersebut. Selain itu tidak ada navigasi dan fitur pencarian yang menyulitkan para karyawan untuk menggunakan web . Sehingga mereka beralih ke cara lama yaitu menggunakan email.

Kemudian perusahaan segera merombak ulang struktur webnya dengan melengkapi fitur navigasi dan sistem pencarian, selain itu perusahaan juga membuatkan aplikasi khusus untuk mengconvert konten dari office yang dapat dirubah menjadi html sehingga dengan cepat tampil di web. Perusahaan juga mentraining karyawan-karyawannya dalam menggunakan web yang baru tersebut agar lebih optimal.

Hasil

Kinerja karyawan jauh lebih meningkat dari sebelumnya.

Karyawan-karyawan baru pun tidak kesulitan mencari konten yang dibutuhkan.

Latar Belakang

Pada saat ini perubahan bisnis begitu cepat dan sulit untuk diprediksi. Hal ini yang menuntut kesiapan berbagai instansi seperti perusahaan ataupun universitas dalam persaingan yang begitu ketat satu sama lain dalam dunia bisnis. Dalam persaingan, baik perusahaan maupun universitas harus melewati tantangan eksternal dan internal. Oleh karena itu perusahaan/ universitas melakukan Business Process Improvement agar tidak hanya bertahan hidup, tapi mampu berkembang dengan baik.

Salah satu hal internal yang mempengaruhi BPI dalam perusahaan/ universitas adalah culture. Culture sendiri bersifat abstrak  namun dinamis tergantung visi misi kepemimpinan, sistem di perusahaan, serta kecerdasan individual di dalam perusahaan tersebut. Sehingga culture dapat terdiri dari dua jenis yaitu corporate culture dan individual culture. Dengan Culture sudah terbentuk, maka visi dan misi perusahaan akan terlihat secara nyata bentuk dan pencapaian target yang  bisa dicapai.

Binus University atau yang cukup dikenal dengan Binus, adalah contoh universitas yang menerapkan culture di dalamnya untuk mencapai sasaran utamanya. Bahkan culture menjadi strategi khusus oleh Binus dalam melaksanakan BPI, karena bagi Binus untuk mencapai suatu sasaran harus mendapat dukungan seluruh civitas akademika serta dukungan dari yayasan Bina Nusantara dan seluruh unit Binus lainnya sehingga terjadi suatu kerjasama yang baik melalui implementasi strategi serta disiplin dalam menjalankan evaluasi agar dapat merealisasikan sasaran-sasaran utama Binus.

Visi dan Misi Binus

Binus memiliki visi dan misi yang dibentuk pada tahun 2006 dan diharapkan visi tersebut akan dicapai pada tahun 2010. Visi dan misi inilah yang menjadi landasan Binus melakukan perubahan dengan melakukan BPI.

Visi

Unggul sebagai lembaga pendidikan berbasis teknologi informasi yang diterima sebagai panutan, siap berkompetensi dan beradaptasi terhadap perubahan global.

Misi

Dalam mencapai visinya, Binus menetapkan misi sebagai berikut:

  • Menyelenggarakan program-program studi yang menunjang pengembangan dan penerapan teknologi informasi, kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan, kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta berkarakter baik.
  • Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pembelajaran yang efektif dan efisien.
  • Menjaga keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan pendidikan dengan kebutuhan pembangunan sosial ekonomis dan industry secara global.
  • Melakukan kerjasama dengan berbagai pihak.
  • Membangun komunitas BiNusian yang menganut budaya, nilai-nilai dan ethos kerja Binus.

Masalah dan Tantangan

Adanya masalah dan tantangan yang dihadapi Binus dalam perkembangannya. Masalah dan tantangan yang menyebabkan Binus membentuk suatu proyek BPI untuk terus berkembang dan mampu bersaing.

Masalah

  • Kualitas dan kuantitas dosen sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan
  • Kualitas tenaga pendukung masih di bawah harapan untuk memberikan pelayanan prima tanpa cacat
  • Kondisi Binus sebagai organisasi yang cepat berkembang ditakutkan menuju ketidakstabilan organisasi
  • Biaya dukungan standar internasional dan biaya operasional semakin mahal
  • Budaya organisasi sebagai perekat semua komponen Binus belum terlihat nyata dalam implementasinya dan masih perlu upaya untuk lebih memahami dan mengaktualkannya.

Tantangan

  • Dapat bersaing dengan universitas asing
  • Dapat beperan dalam kemajuan bangsa
  • Mendapat pengakuan internasional dari program-program Binus
  • Menghasilkan lulusan yang percaya diri dan mempunyai integritas
  • Mengubah citra Binus dari hanya mengajar menjadi meneliti dan mengajar
  • Memberikan pelayanan prima tanpa cacat

Culture

Diatas dapat dilihat betapa pentingnya peran culture untuk mencapai visi, bahkan culture yang tidak baik dapat menjadi masalah yang cukup serius dalam perkembangan Binus. Adapun culture yang diterapkan di Binus, yaitu:

Corporate Culture

Corporate  culture Binus dikembangkan sebagai perekat seluruh civitas akademika. Corporate culture Binus antara lain:

  • Percaya pada Tuhan Yang Maha Esa (trust in God)
  • Perbaikan terus menerus (continous improvement)
  • Penggunaan tolak ukur atau panutan (benchmarking)
  • Tiap kegiatan harus mempunyai titik akhir (sense of closure)
  • Pengembangan suasana Kekeluargaan, Kebersamaan, dan rasa Memiliki (sense of belonging)

Individual Culture

Individual culture yang sehat merupakan factor kunci dan kritis dalam pencapaian sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan Binus. Individual Culture yang ditanamkan di setiap BiNusian adalah keterbukaan, akuntabilitas, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan adil.

Pengaruh Culture

Melihat pentingnya culture tersebut, maka individual culture di Binus diharapkan beperan sebagai enabler dalam penciptaan spirit of achievement BiNusian dan good university governance.

Selain itu dukungan juga didapat dari coporate culture, yaitu:

  • Pembentukan rasa urgency, rasa kebersamaan, kebanggaan, percaya diri dan sense of belonging di seluruh jajaran personal
  • Penerapan budaya continous improvement melalui penanaman semangat service excellence berlandaskan nilai tanggung jawab atas hasil pekerjaan terhadap Tuhan, segenap BiNusian, dan stakeholder
  • Penciptaan lingkungan yang kondusif demi tumbuh kembangnya BiNusian yang aktif berkontribusi mendukung learning organization dengan memberikan penghargaan kepada BiNusian yang berprestasi
  • Penanaman semangat inovasi yang menggunakan tolak ukur bertaraf internasional.

Culture yang diterapkan juga memberikan keuntungan dalam pelaksanaan project change management pada segi proses bisnis, seperti contoh

  • Pada bidang keuangan; dengan menerapakan budaya, maka manajemen keuangan akan lebih tanggap terhadap berbagai inisiatif inovasi dan pertumbuhan dengan memperhatikan kehati-hatian, value for money, akuntabilitas, dan transparansi.
  • Pada bidang IT; sistem, aplikasi, atau teknologi yang dikembangkan memiliki aspek-aspek keterhandalan, keterpaduan, skalabilitas, kemuktahiran, dan mudah digunakan.
  • Pada bidang pemasaran; unit ini menjadi katalisator dengan membangun citra Binus dengan budaya yang baik, maka Binus menjadi universitas pilihan bagi calon mahasiswa.

Strategi Utama

Dengan melihat sasaran dan tantangan serta masalah, Binus melakukan change management menggunakan strategi sebagai berikut:

  • Menjadi universitas yang terdepan dalam pendidikan kewirausahaan dan mencetak wirausaha handal, dan menghasilkan produk inovatif sebagai unggulan dari setiap program studi (entrepreneurship and innovation)
  • Dikenal dunia internasional (international recognition) karena program internasionalisasi, keunggulan program dan produk (product leadership)
  • Paling canggih dalam menggunakan teknologi informasi dalam proses belajar mengajar (digital campus)
  • Terbentuknya 100.000 komunitas BiNusian yang akan menjadi contributor dan pembuka akses dalam pengembangan kerjasama dengan dunia industri (collaboration and BiNusian community)
  • Memiliki tenaga pengajar yang memiliki kompetensi dan integritas dan didukung staf yang professional (quality facullty and staff)

Dengan strategi utama yang didukung oleh culture yang diterapkan inilah yang membuat Binus berhasil mencapai sasaran “university of choice” pada tahun 2010. Pencapaian ini membuat posisi Binus semakin kuat sebagai institusi pendidikan tinggi sehingga dapat lebih menyumbang kemajuan bangsa dengan memberikan pendidikan bermutu.

Kesimpulan

Untuk mencapai sasaran atau keberhasilan suatu proyek perlu dilakukan suatu perubahan yang mampu meningkatkan proses bisnis pada Binus. Semua dapat berjalan dengan lancar apabila terdapat usaha dan kerjasama yang efektif dari segenap civitas akademika Binus. Oleh karena itu peran corporate culture dan individual culture sangat beperan penting dalam BPI pada Binus University.

Saran

Perusahaan harus mampu menerapakan culture yang baik kepada setiap pihak, karena keberhasilan suatu proyek sangat bergantung dengan human resources yang terlibat didalam perusahaan tersebut. Selain itu, culture yang digunakan harus sesuai dengan budaya dimana lokasi perusahaan tersebut berada agar tidak menimbulkan hambatan pada saat penerapan.

DAFTAR PUSTAKA

http://djodiismanto.blogspot.com/2008/07/corporate-culture.html

http://indosdm.com/pengaruh-budaya-perusahaan-gaya-manajemen-dan-pengembangan-tim-terhadap-kinerja-karyawan

http://www.binus.ac.id/Data/rector%20report/renstra%20binus%20untuk%20web.pdf

Contoh Kasus KM (FAQ)

Ada seorang manajer IT yang tugas nya luar biasa banyak, ia harus menghadiri rapat diluar kantor dengan klien, memimpin IT project, dan seorang kepala rumah tangga yang baik. Tidak lama ia sadari kalau ia telah kewalahan dengan tugas-tugasnya yang luar biasa banyak, memang tidak berat, tapi jadwal yang ketat membuatnya susah
bahkan untuk sebuah makan siang sekalipun. Jadi ia mulai mempelajari KM, kemudian ia terapkan dalam profesinya.

Jadi beginilah solusinya, ketika ia menghadiri rapat dan seminar, ia diberi kartu nama oleh kliennya. Kartu nama itu masing-masing ia kumpulkan, ia beri tulisan A pada belakang kartu jika kartu nama itu bermanfaat bagi profesinya dan untuk kepentingan perusahaan. Ia beri tulisan B jika ia merasa kartu itu akan bermanfaat suatu saat nanti, mungkin bisa saja menjadi calon kliennya, atau bisa pula ia mengikuti seminar yang diselenggarakan dari kartu itu. Ia beri tulisan C jika kartu tidak ada hubungannya sama sekali baik dengan perusahaannya, kliennya, atau dirinya.

Ketika perusahaan menuntut ia untuk mendapatkan supplier untuk klien nya yang saat ini, ia keluarkan kartu nama dari kategori B, untuk dihubungkan dengan kategori dari A yang saat ini adalah kliennya. Kemudian ia harus mencari distributor, ia keluarkan kembali kartu nama dari kategori A. Masalah untuk kantor telah selesai, kemudian sore
harinya, anaknya akan merayakan ulang tahun, ia pun mengeluarkan kartu nama dari kategori C, yang berisi penyelenggara pesta, penjual souvenir, penjual bunga dan sebagainya. Iapun tinggal menelepon, dan pesta ultah anaknya pun berlangsung sukses. Ia selalu mencatat masalah yang muncul di setiap IT project yang dikerjakan staffnya
dalam sebuah buku. Ia menyimpan email-email dari staffnya yang bertanya, dan memberikan solusi yang kadang di jawabnya sendiri , atau di jawab oleh staff lain. Kumpulan masalah dan solusi ini, ia jadikan seperti sebuah FAQ. Terciptalah sebuah pengetahuan perusahaan yang kompeten, jadi ketika ada masalah yang serupa, tidak
perlu dijawab lagi, karena telah ada di FAQ.

Kasus diatas adalah contoh yang mudah, dan itu adalah individual. Apakah bisa pembaca bayangkan apabila sebuah perusahaan menerapkan cara ini untuk semua staffnya ? perusahaan akan mengirit banyak uang seminar dan pelatihan, staff pizza hut akan mengetahui jalan potong tercepat untuk mengantarkan pizzanya, konsultan tak akan berkerenyit lagi jika ada masalah serupa, perusahaan web hosting bisa melakukan market research untuk meningkatkan mutu dengan mencatat setiap keluhan dan masukan dari klien. Dan masih banyak keuntungan lain yang bisa didapatkan dari KM

Definition of Knowledge Management

1. Knowledge management is the collection of processes that govern the creation, dissemination, and utilization of knowledge. – Brian Newman

2. Knowledge management is the management of the organization towards the continuous renewal of the organizational knowledge base – this means, for example, the creation of supportive organizational structures, facilitation of organizational members, putting IT-instruments with emphasis on teamwork and diffusion of knowledge (e.g., groupware) into place. – Thomas Bertels

3. Knowledge management is an audit of “intellectual assets” that highlights unique sources, critical functions and potential bottlenecks which hinder knowledge flows to the point of use. – Denham Grey

4. Knowledge management consists of activities focused on the organization gaining knowledge from its own experience and from the experience of others, and on the judicious application of that knowledge to fulfill the mission of the organization. – Gregory Wenig

5. Knowledge management is a business activity with two primary aspects: (a) treating the knowledge component of business activities as an explicit concern of business reflected in strategy, policy, and practice at all levels of the organization; and (b) making a direct connection between an organization’s intellectual assets – both explicit (recorded) and tacit (personal know-how) – and positive business results. – Rebecca O. Barclay and Philip C. Murray

6. Knowledge management is the process through which organizations generate value from their intellectual and knowledge-based assets. – Megan Santosus and Jon Surmacz

7. Knowledge management is the systematic process of finding, selecting, organizing, distilling and presenting information in a way that improves an employee’s comprehension in a specific area of interest. – University of Texas

8. Knowledge management is a process with four parts that comprise a loop: knowledge is created, knowledge is captured, knowledge is classified and modified, and knowledge is shared. – Wally Bock

9. Knowledge management is the way that organizations create, capture and re-use knowledge to achieve organizational objectives. – Wally Bock

10. Knowledge management is the way organizations create, capture, enhance, and reuse knowledge to achieve organizational objectives. – Asian Development Bank

11. Knowledge management is a collection of activities, processes and policies, which enable organizations to apply knowledge to improve effectiveness, innovation and quality. – UN Knowledge Management Workshop

12. Knowledge management is the identification and mapping of intellectual assets within an organization, the creation of knowledge for competitive advantage, the conversion of vast amounts of available corporate data into accessible information and the distribution of best practices. – Economic and Social Commission for Western Asia

13. Knowledge management is the process through which organizations generate value from their intellectual and

knowledge-based assets. – CIO Magazine

14. Knowledge management is concerned with organizing knowledge repositories so as to allow for easy retrieval and exchange of the information stored therein. – Felix Weigel

15. Knowledge management is the process of capturing value, knowledge and understanding of corporate information, using IT systems, in order to maintain, re-use and re-deploy that knowledge. – OIC Document Management

16. Knowledge management is a streamlined approach at improving knowledge sharing across the entire organization. – Tenrox PSA

17. Knowledge management is information or data management with the additional practice of capturing the tacit experience of the individual to be shared, used and built upon by the organization. – KMTool Community

18. Knowledge management is organizing information from disparate sources into a context that reflects the business and the decisions and processes of the business. – Peter Novins

19. Knowledge management is the strategy and processes to enable the creation and flow of relevant knowledge throughout the business to create organizational, customer and consumer value. – David Smith

20. Knowledge management is the broad process of locating, organizing, transferring, and using the information and expertise within an organization. – American Productivity and Quality Center

21. Knowledge management is a newly emerging, interdisciplinary business model dealing with all aspects of knowledge within the context of the firm, including knowledge creation, codification, sharing, and how these activities promote learning and innovation. – Gotcha

22. Unfortunately, there’s no universal definition of KM, just as there’s no agreement as to what constitutes knowledge in the first place. For this reason, it’s best to think of KM in the broadest context. Succinctly put, KM is the process through which organizations generate value from their intellectual and knowledge-based assets. Most often, generating value from such assets involves sharing them among employees, departments and even with other companies in an effort to devise best practices. It’s important to note that the definition says nothing about technology; while KM is often facilitated by IT, technology by itself is not KM. – CIO Magazine.

23. Knowledge Management is the systematic process of finding, selecting, organizing, distilling and presenting information in a way that improves an employee’s comprehension in a specific area of interest. – Knowledge Management Server.

24. Knowledge Management is the broad process of locating, organizing, transferring, and using the information and expertise within an organization. The overall knowledge management process is supported by four key enablers: leadership, culture, technology, and measurement. – American Productivity and Quality Center.

25. Communications is human nature. Knowledge sharing is human nurture. – Alison Tucker, Buckman Laboratories.

26. The act of making tacit knowledge explicit. Tacit knowledge is the knowledge we each carry in our heads about how to do things, who to call and the lessons learned through experience. Making it explicit is recording in some media that allows another person to use it. The media can be a complex computer database or a piece of paper tacked over the water cooler. There are as many definitions of knowledge management (KM) as there are ways to use it. – <http:// www.moviemaven.com/ technical/definitions/gloslist.htm>.

27. Important concepts in knowledge management include domains, i.e., fields of related concepts and terms, and ontologies, i.e., structures (typically hierarchies or networks) of interrelated terms for things, concepts, relationships, etc. in a given domain. – Felix Weigel.

28. A relatively new concept in which an enterprise consciously gathers and shares its knowledge to further its goals. Some components of knowledge management include data mining and data warehousing (Data Mining: The analysis data for relationships that have not previously been discovered. For example, the revenues for a particular entrée in a restaurant could, if related to other menu-item data, reveal a correlation between the purchase of a particular dessert with that menu-item. Data Warehouse: A centralized repository of operations and transaction information that is captured from diverse sources and is typically housed on a large-scale server). – Hospitality Technology: Buyer’s Guide.

29. Knowledge Management is the process of capturing value, knowledge and understanding of corporate information, using IT systems, in order to maintain, re-use and re-deploy that knowledge. – OIC Document Management.

30. A streamlined approach at improving knowledge sharing across the entire organization. Accessibility of information, documents, best practice methodologies, templates, libraries, and other pertinent information.  Hierarchical views of the entire organization, knowledge repositories, company policies, corporate handbook and collaboration. – Tenrox PSA.

31. Knowledge management is the strategy and processes to enable the creation and flow of relevant knowledge  throughout the business to create organizational, customer and consumer value. – David Smith, Unilever.

32. Knowledge is a fluid mix of contextual information, values and experiences. For an organization this resides within employees (human capital) and represents a source of creativity, innovation and adaptability to change. Knowledge management is an explicit system to use this capital. – Article 13 Co.