ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Definisi ERP

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Karakteristik ERP

Enterprise Resource Planning memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan sistem yang lain, antara lain:

1.      Sistem ERP merupakan suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional ataupun berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara real time.

6.      Dalam beberapa hal, sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan multi bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan internasional.

8.      Sistem ERP memerlukan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.3. Tujuan ERP

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah integrasi. ERP diterapkan untuk mengintegrasikan data dan proses dari seluruh area atau divisi dari organisasi, dan menyatukannya agar mudah untuk diakses, dan mudah untuk diatur proses bisnis atau alur kerjanya. ERP biasanya melakukan integrasi dengan menyatukan database pada satu database yang dapat digunakan untuk banyak modul software yaitu software pada masing-masing divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan fungsi bisnis yang berbeda-beda.

Suatu ERP yang ideal biasanya memiliki beberapa modul fungsi yang terintegrasi didalamnya. Modul-modul fungsi tersebut adalah:

1.      Manufaktur

Beberapa fungsi didalamnya mencakup engineering, capacity, alur kerja, quality control, tagihan material, proses manufaktur, dan lain sebagainya.

2.      Finansial

Beberapa fungsi didalamnya mencakup accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, dan lain sebagainya.

3.      Human Resource

Beberapa fungsi didalamnya mencakup benefit, training, payroll, waktu dan kehadiran, dan lain sebagainya.

4.      Manajemen Supply Chain

Beberapa fungsi didalamnya mencakup inventori, perencanaan supply chain, penjadwalan supplier, pemrosesan klaim, input order, purchasing, dan lain sebagainya.

5.      Project

Beberapa fungsi didalamnya mencakup pembiayaan, billing, manajemen waktu, waktu dan biaya, dan lain sebagainya.

6.      Manajemen Customer Relationship

Beberapa fungsi didalamnya mencakup sales and marketing, service, komisi, customer contact, calls center, dan lain sebagainya.

7.      Data Warehouse

Digunakan untuk pemrosesan data untuk menghasilkan informasi lain yang berguna bagi perusahaan.

Gambar . Modul-modul fungsi yang ditangani ERP

Sebelum adanya penerapan ERP, dalam suatu perusahaan, masing-masing divisi didalamnya memiliki komputer, aplikasi sistem informasi, dan databasenya masing-masing, dan juga banyak dari sistem ini yang tidak dapat berkomunikasi antara satu sistem dengan sistem yang lain, sebagai contoh untuk membaca atau menulis data pada sistem lain. Contoh dari hal ini adalah sistem pada divisi finance berada pada komputer dan sistem yang terpisah dengan divisi human resource, sehingga akan sulit dan kompleks untuk dapat mengakses fungsi tertentu pada sistem divisi lain.

Ketika sistem ERP diimplementasikan, akibatnya seluruh aspek atau bagian dari organisasi dapat saling bekerja dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas dalam perusahaan.

ERP ditujukan untuk melakukan integrasi data dan proses dalam suatu perusahaan, adapun pengertian integrasi yang menjadi tujuan ERP menyangkut hal-hal sebagai berikut :

1.      Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.

2.      Teknik komunikasi.

3.      Sinkronisasi operasi bisnis.

4.      Koordinasi operasi bisinis.

Implementasi ERP

Proses implementasi ERP bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, dan pada kenyataannya, penerapan ERP memerlukan perencanaan yang baik, dan juga konsultasi yang benar. ERP mencakup jangkauan yang luas dalam suatu organisasi, apabila organisasi yang menerapkan adalah organsasi yang besar, penerapan ERP bisa menjadi sangat kompleks. Penerapan ERP bisa jadi menggunakan jasa konsultan karena kompleksnya sistem yang akan diimplementasikan dan karena pada dasarnya konsultan memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih baik mengenai ERP, dan dapat menerapkan ERP dengan lebih cepat dibandingkan dengan orang yang masih awam.

Satu hal yang penting dalam implementasi ERP adalah kepemilikan proyek, karena banyak sekali perubahaan yang dilakukan dan berakibat pada masing-masing individu dalam organisasi, dan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa masing-masing individu dalam perusahaan turut berpartisipasi dan membantu mengerjakan proyek, dan menggunakan sistem ERP sehingga menghasilkan kesuksesan bagi perusahaan.

Biasanya perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merancang dan mengerjakan sistem ERP-nya. Ada tiga jasa profesional yang biasanya digunakan dalam proses implementasi ERP, yaitu :

1.      Consulting Services

Biasanya jasa layanan ini dilakukan pada saat awal akan diterapkannnya ERP. Konsultan ini bertugas membantu perusahaan untuk dapat terus berjalan dengan sistem yang baru, dengan training, alur kerja, memperbaiki atau terus mengembangkan penggunaan ERP pada organisasi tertentu, dan lain sebagainya.

2.      Customization Services

Layanan ini bertugas untuk mengembangkan lagi sistem ERP, atau melakukan penyesuaian sistem ERP dengan mengubah tampilan ataupun kode program. Walaupun sistem ERP telah berhasil dibuat, namun kadangkala perlu mengubah atau menyesuaikan ERP tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.

3.      Support Services

Layanan dukungan ini meliputi dukungan pada ERP yang telah diimplementasikan atau sering disebut maintenance sistem.

Keuntungan Implementasi ERP

Dengan implementasi ERP pada perusahaan mendapat berbagai keuntungan apabila implementasinya berhasil. Keuntungan-keuntungan yang didapatkan antara lain  :

1.      ERP merupakan sistem yang secara penuh terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses pengambilan keputusan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

2.      ERP juga dapat melakukan integrasi secara global, sehingga perbedaan nilai mata uang dan bahasa yang semula ada, dapat diatasi dengan implementasi ERP.

3.      Kemampuan ERP untuk mempersingkat atau mempermudah proses bisnis dalam perusahaan.

4.      Kemampuan ERP untuk dapat menghubungkan department satu dengan department yang lain dalam suatu perusahaan dengan mudah, sehingga antar department atau divisi dalam perusahaan dapat saling berbagi data.

5.      Meningkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan.

6.      Tracking dan prediksi dalam perusahaan menjadi lebih baik. Dengan diterapkannya ERP, perusahaan tidak hanya dapat memonitor keadaan perusahaan saat itu, namun perusahaan dapat mula memprediksikan atau merencanakan apa yang akan dikerjakan nantinya.

7.      Meningkatkan layanan pada konsumen.

Keuntungan dalam hal keuangan dengan penerapan ERP tidak dapat dirasakan dalam waktu yang singkat setelah ERP diimplementasikan, namun perlu waktu yang agak lama setelah implementasi ERP, dan baru manfaat atau keuntungan ERP dapat dirasakan, atau dengan kata lain ROI atau Return On Investment-nya lama.

Kelemahan Implementasi ERP

Selain keuntungan-keuntungan, ERP juga memiliki kelemahan yang dapat menghambat perusahaan dala mengimplementasi ERP. Kelemahan-kelemahan karena penerapan ERP tersebut antara lain :

1.      Penyesuaian di banyak situasi terbatas.

2.      Kebutuhan, atau perlunya untuk mendesain ulang atau proses bisnis pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

3.      Sistem ERP dapat menjadi halangan dalam biaya pada proses instalasi dan running ERP.

4.      Technical support yang mendukung ERP bisa jadi buruk, karena bisa jadi memiliki keahlian dan pengalaman yang sedikit.

5.      ERP dapat menjadi kaku untuk perusahaan atau organisasi tertentu yang baru atau perusahaan yang ingin berpindah pada arah usaha yang lain di masa depan.

6.      Harga ERP proprietary cenderung mahal.

Sumber:

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,18,apakah-yang-dimaksud-dengan-erp,

http://www.webmastercafe.org/archive/index.php/t-54.html

http://id.wikipedia.org/wiki/ERP