Business Process

Menurut Aguilar Shaven dan Olhger (2002) proses bisnis adalah it is the business processes that are the key element when integrating an enterprise. Selain itu proses bisnis didefinisikan oleh Hammer dan Champy (1993) sebagai a collection of activities that takes one or more kinds of input and creates an output that is of a value to the customer. Kemudian Aguilar Saven (2003) menekankan proses bisnis adalah business process is related to the enterprise, as it defines the way in which the goals of the enterprise are achieved. Sedangkan Laguna dan Marklund (2005) mendefinisikan proses bisnis dengan cara yang komprehensif yaitu, a business process is a network of connected activities and buffers with welldefined boundaries and precedence relationships, which utilize resources to transform inputs into outputs for the purpose of satisfying customer requirements. Sehingga dapat disimpulkan definisi proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang memproses input menjadi output yang memberikan value terhadap perusahaan.

Selanjutnya konsep pemodelan proses bisnis dikembangkan dalam skala besar untuk memfasilitasi perkembangan software yang digunakan untuk mengembangkan proses bisnis, dan memungkinkan proses analisis dan re-engineering dalam melakukan peningkatan (improvement).

Proses bisnis yang mendapat perhatian lebih adalah proses bisnis yang dapat dikembangkan/ ditingkatkan menjadi lebih efektif atau efisien serta meningkatkan system value dalam operasionalnya.

Business Process Modelling

Sebuah proses bisnis didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan yang terstruktur, dapat diukur, dan dirancang untuk menghasilkan output tertentu untuk pengguna tertentu, (Davenport, 1993). Menurut Lavery (1992), sebagian besar masalah yang dihadapi perusahaan karena prosedur bisnis internal yang tidak efektif dan efisien sehingga menghambat kinerja perusahaan tersebut. Oleh karena itu pemodelan proses bisnis merupakan solusi awal untuk mengatasi masalah tersebut.

Business process modelling akan menghasilkan sebuah model untuk menggambarkan proses bisnis tertentu dalam perusahaan tersebut dengan menggunakan berbagai teknik pemodelan diagram dan tabel. Sebuah model adalah representasi dari proses bisnis, yang mencerminkan realitas dengan menangkap semua informasi yang diperlukan pada proses perilaku. Sehingga dengan model ini, maka proses bisnis akan secara mudah dianalisa dan diperbaiki sehingga menghasilkan suatu BPI.

Kesuksesan business process modeling begantung pada pemilihan metode pemodelan, metode dan analisis yang tepat. Untuk melakukan ini sangat banyak teknik dan metode analisis yang dapat digunakan, seperti flowchart, data flow diagram, object oriented methodology, penggunaan tabel, dan sebagainya.

Business Process Improvement

Business Process Improvement (BPI) has been defined as the critical analysis and radical redesign of existing processes to achieve breakthrough improvements in performance measures (such as cost reduction, time reduction or quality Improvement). (McMillan, 2001)

Phalp (1998) menyarankan dalam menerapkan BPI pemilihan metode harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan sekarang ini, dan metode mana yang paling nyaman untuk digunakan dalam penerapannya di dalam perusahaan tersebut, karena selain metode yang tepat, faktor dampak dari manusia yang akan menjalankan serta merasakan perubahan yang terjadi baik itu menerima maupun menolak, akan menjadi faktor yang paling krusial dalam mempengaruhi tingkat kesuksesan dalam menerapakan business process improvement (BPI). Hal ini juga ditunjukkan dari penelitian-penelitian yang telah dilakukan, bahwa faktor yang paling berbahaya untuk membuat proyek itu gagal adalah faktor resistensi dari manusia di dalam perusahaan tersebut.

Latar Belakang

Pada saat ini perubahan bisnis begitu cepat dan sulit untuk diprediksi. Hal ini yang menuntut kesiapan berbagai instansi seperti perusahaan ataupun universitas dalam persaingan yang begitu ketat satu sama lain dalam dunia bisnis. Dalam persaingan, baik perusahaan maupun universitas harus melewati tantangan eksternal dan internal. Oleh karena itu perusahaan/ universitas melakukan Business Process Improvement agar tidak hanya bertahan hidup, tapi mampu berkembang dengan baik.

Salah satu hal internal yang mempengaruhi BPI dalam perusahaan/ universitas adalah culture. Culture sendiri bersifat abstrak  namun dinamis tergantung visi misi kepemimpinan, sistem di perusahaan, serta kecerdasan individual di dalam perusahaan tersebut. Sehingga culture dapat terdiri dari dua jenis yaitu corporate culture dan individual culture. Dengan Culture sudah terbentuk, maka visi dan misi perusahaan akan terlihat secara nyata bentuk dan pencapaian target yang  bisa dicapai.

Binus University atau yang cukup dikenal dengan Binus, adalah contoh universitas yang menerapkan culture di dalamnya untuk mencapai sasaran utamanya. Bahkan culture menjadi strategi khusus oleh Binus dalam melaksanakan BPI, karena bagi Binus untuk mencapai suatu sasaran harus mendapat dukungan seluruh civitas akademika serta dukungan dari yayasan Bina Nusantara dan seluruh unit Binus lainnya sehingga terjadi suatu kerjasama yang baik melalui implementasi strategi serta disiplin dalam menjalankan evaluasi agar dapat merealisasikan sasaran-sasaran utama Binus.

Visi dan Misi Binus

Binus memiliki visi dan misi yang dibentuk pada tahun 2006 dan diharapkan visi tersebut akan dicapai pada tahun 2010. Visi dan misi inilah yang menjadi landasan Binus melakukan perubahan dengan melakukan BPI.

Visi

Unggul sebagai lembaga pendidikan berbasis teknologi informasi yang diterima sebagai panutan, siap berkompetensi dan beradaptasi terhadap perubahan global.

Misi

Dalam mencapai visinya, Binus menetapkan misi sebagai berikut:

• Menyelenggarakan program-program studi yang menunjang pengembangan dan penerapan teknologi informasi, kemampuan berbahasa asing, komunikasi, kepemimpinan, kemampuan berinovasi dan berwirausaha serta berkarakter baik.
• Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pembelajaran yang efektif dan efisien.
• Menjaga keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan pendidikan dengan kebutuhan pembangunan sosial ekonomis dan industry secara global.
• Melakukan kerjasama dengan berbagai pihak.
• Membangun komunitas BiNusian yang menganut budaya, nilai-nilai dan ethos kerja Binus.

Masalah dan Tantangan

Adanya masalah dan tantangan yang dihadapi Binus dalam perkembangannya. Masalah dan tantangan yang menyebabkan Binus membentuk suatu proyek BPI untuk terus berkembang dan mampu bersaing.

Masalah

• Kualitas dan kuantitas dosen sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan dikembangkan
• Kualitas tenaga pendukung masih di bawah harapan untuk memberikan pelayanan prima tanpa cacat
• Kondisi Binus sebagai organisasi yang cepat berkembang ditakutkan menuju ketidakstabilan organisasi
• Biaya dukungan standar internasional dan biaya operasional semakin mahal
• Budaya organisasi sebagai perekat semua komponen Binus belum terlihat nyata dalam implementasinya dan masih perlu upaya untuk lebih memahami dan mengaktualkannya.

Tantangan

• Dapat bersaing dengan universitas asing
• Dapat beperan dalam kemajuan bangsa
• Mendapat pengakuan internasional dari program-program Binus
• Menghasilkan lulusan yang percaya diri dan mempunyai integritas
• Mengubah citra Binus dari hanya mengajar menjadi meneliti dan mengajar
• Memberikan pelayanan prima tanpa cacat

Culture

Diatas dapat dilihat betapa pentingnya peran culture untuk mencapai visi, bahkan culture yang tidak baik dapat menjadi masalah yang cukup serius dalam perkembangan Binus. Adapun culture yang diterapkan di Binus, yaitu:

Corporate Culture

Corporate  culture Binus dikembangkan sebagai perekat seluruh civitas akademika. Corporate culture Binus antara lain:

• Percaya pada Tuhan Yang Maha Esa (trust in God)
• Perbaikan terus menerus (continous improvement)
• Penggunaan tolak ukur atau panutan (benchmarking)
• Tiap kegiatan harus mempunyai titik akhir (sense of closure)
• Pengembangan suasana Kekeluargaan, Kebersamaan, dan rasa Memiliki (sense of belonging)

Individual Culture

Individual culture yang sehat merupakan factor kunci dan kritis dalam pencapaian sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan Binus. Individual Culture yang ditanamkan di setiap BiNusian adalah keterbukaan, akuntabilitas, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan adil.

Pengaruh Culture

Melihat pentingnya culture tersebut, maka individual culture di Binus diharapkan beperan sebagai enabler dalam penciptaan spirit of achievement BiNusian dan good university governance.

Selain itu dukungan juga didapat dari coporate culture, yaitu:

• Pembentukan rasa urgency, rasa kebersamaan, kebanggaan, percaya diri dan sense of belonging di seluruh jajaran personal
• Penerapan budaya continous improvement melalui penanaman semangat service excellence berlandaskan nilai tanggung jawab atas hasil pekerjaan terhadap Tuhan, segenap BiNusian, dan stakeholder
• Penciptaan lingkungan yang kondusif demi tumbuh kembangnya BiNusian yang aktif berkontribusi mendukung learning organization dengan memberikan penghargaan kepada BiNusian yang berprestasi
• Penanaman semangat inovasi yang menggunakan tolak ukur bertaraf internasional.

Culture yang diterapkan juga memberikan keuntungan dalam pelaksanaan project change management pada segi proses bisnis, seperti contoh

• Pada bidang keuangan; dengan menerapakan budaya, maka manajemen keuangan akan lebih tanggap terhadap berbagai inisiatif inovasi dan pertumbuhan dengan memperhatikan kehati-hatian, value for money, akuntabilitas, dan transparansi.
• Pada bidang IT; sistem, aplikasi, atau teknologi yang dikembangkan memiliki aspek-aspek keterhandalan, keterpaduan, skalabilitas, kemuktahiran, dan mudah digunakan.
• Pada bidang pemasaran; unit ini menjadi katalisator dengan membangun citra Binus dengan budaya yang baik, maka Binus menjadi universitas pilihan bagi calon mahasiswa.

Strategi Utama

Dengan melihat sasaran dan tantangan serta masalah, Binus melakukan change management menggunakan strategi sebagai berikut:

• Menjadi universitas yang terdepan dalam pendidikan kewirausahaan dan mencetak wirausaha handal, dan menghasilkan produk inovatif sebagai unggulan dari setiap program studi (entrepreneurship and innovation)
• Dikenal dunia internasional (international recognition) karena program internasionalisasi, keunggulan program dan produk (product leadership)
• Paling canggih dalam menggunakan teknologi informasi dalam proses belajar mengajar (digital campus)
• Terbentuknya 100.000 komunitas BiNusian yang akan menjadi contributor dan pembuka akses dalam pengembangan kerjasama dengan dunia industri (collaboration and BiNusian community)
• Memiliki tenaga pengajar yang memiliki kompetensi dan integritas dan didukung staf yang professional (quality facullty and staff)

Dengan strategi utama yang didukung oleh culture yang diterapkan inilah yang membuat Binus berhasil mencapai sasaran “university of choice” pada tahun 2010. Pencapaian ini membuat posisi Binus semakin kuat sebagai institusi pendidikan tinggi sehingga dapat lebih menyumbang kemajuan bangsa dengan memberikan pendidikan bermutu.

Kesimpulan

Untuk mencapai sasaran atau keberhasilan suatu proyek perlu dilakukan suatu perubahan yang mampu meningkatkan proses bisnis pada Binus. Semua dapat berjalan dengan lancar apabila terdapat usaha dan kerjasama yang efektif dari segenap civitas akademika Binus. Oleh karena itu peran corporate culture dan individual culture sangat beperan penting dalam BPI pada Binus University.

Saran

Perusahaan harus mampu menerapakan culture yang baik kepada setiap pihak, karena keberhasilan suatu proyek sangat bergantung dengan human resources yang terlibat didalam perusahaan tersebut. Selain itu, culture yang digunakan harus sesuai dengan budaya dimana lokasi perusahaan tersebut berada agar tidak menimbulkan hambatan pada saat penerapan.

DAFTAR PUSTAKA

http://djodiismanto.blogspot.com/2008/07/corporate-culture.html

http://indosdm.com/pengaruh-budaya-perusahaan-gaya-manajemen-dan-pengembangan-tim-terhadap-kinerja-karyawan

http://www.binus.ac.id/Data/rector%20report/renstra%20binus%20untuk%20web.pdf