Vision & Mission

Vision 2012
To become a trend-setting, agile, and efficient food and beverages company.

Mission
To Enrich Human Life with More Choices of Quality Tastes.

Situation

• Began in 1958 in Pati, Central Java

• In 1990 has grown into a major F&B producer in Indonesia

• 16.500 employees

• Have 12 facilities dispersed geographic

• In some instances the same product is produced in multiple location

• To distribute the products, Tudung Group set up a subsidiary called Sinar Niaga Sejahtera (SNS)

Before implementing new system

• Using email, telephones and faxes for data gathering

• Using Outlook express or Eudora as their messaging client

• A slow dial-up service was the only option to get connected

Business Issue

• Communication capability issue

• A lot of sales opportunities were lost

• Information flow need to optimize

• Lack of IT infrastructure

• No standardization of its IT environment

• Resistant users to learning new system

Hartono Atmadja, Managing Director:

“We need a new technology infrastructure that would enable us to maximize our operational efficiency and effectiveness”

Solution

• GarudaFood acquired 128kbps leased lines to connect its facilities to headquarters in Jakarta

• Choosing Microsoft technology for effective communication and collaboration especially in SCM

• One-at-a-time approach to technology development

• Create a number of portals to increase user awareness and maximize uptake of new system

Benefits

• Reduced Cost

• Higher Productivity

• Improved Knowledge Management

• Better Tracking Capability

• Simplified Processes

Five steps to ensure IT strategy as an integral part of business strategy:

• Recognize that IT strategy development is a continuous (dynamic) rather than a point-in-time event

• Require that the IT strategy be prepared in business terms rather than technical term

• Encourage the CIO to live and walk in the shoes of business units leader

• Not sign off on the IT strategy unless it reach its portfolio

• Make sure CIO fully understand how each major IT spend item advances the business strategy or takes care of particular tactical problem

Conclusion
“Company’s IT Strategy is an integral part of the overall business strategy rather than a planning afterthought.”

Sumber:

http:// www. microsoft. com/casestudies/Case_Study_Detail .aspx?casestudyid=4000000887
http:// www. garudafood.com

Latar Belakang Implementasi pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Walau PT. Semen Gresik bergerak di bidang industri semen, namun PT. Semen Gresik menyadari bahwa perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi IT yang kompleks untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP, yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

• Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
• Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
• Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989, namun aplikasi ini tidak begitu efektif untuk menunjang kinerja PT. Semen Gresik. Aplikasi ini juga tidak membuat bagian-bagian dalam PT. Semen Gresik terintegrasi satu sama lainnya. Oleh karena itu untuk meningkatkan tingkat efektifitas dan  efisiensi kinerja di PT. Semen Gresik, maka pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik untuk merealisasikan impian PT. Semen Gresik.

Proses Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan   proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi  proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

• Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
• Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
• Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Kesimpulan

Implementasi ERP pada perusahaan dapat memberikan banyak keuntungan asalkan mampu diimplementasi dengan baik. Namun implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang, dimana pada awal implementasi perusahaan harus mengeluarkan modal yang sangat besar dan ROI dapat dirasakan tidak dalam waktu dekat.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di PT. Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.

Saran

Untuk mengimplementasi ERP pada perusahaan perlu dipertimbangkan secara matang, karena implementasi ERP ini membutuhkan biaya dan tenaga yang tidak sedikit. Perusahaan harus mampu mengukur dirinya sebelum mengimplementasi ERP. Tidak hanya terbatas pada sumber dana untuk mengimplementasi ERP, kesiapan SDM di perusahaan itu juga menjadi faktor keberhasilan proses implementasi.

Setelah proses implementasi ERP, “evaluasi” jangan pernah lupa untuk dilakukan. Selain itu selalu minta masukan dari user dan seluruh bagian yang terlibat dalam proses implementasi ini untuk mengembangkan implementasi ini menjadi lebih baik.

sumber :

http://rizki-inspirations.blogspot.com/2009/01/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik.html

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Definisi ERP

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Karakteristik ERP

Enterprise Resource Planning memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan sistem yang lain, antara lain:

1.      Sistem ERP merupakan suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional ataupun berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara real time.

6.      Dalam beberapa hal, sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan multi bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan internasional.

8.      Sistem ERP memerlukan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.3. Tujuan ERP

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah integrasi. ERP diterapkan untuk mengintegrasikan data dan proses dari seluruh area atau divisi dari organisasi, dan menyatukannya agar mudah untuk diakses, dan mudah untuk diatur proses bisnis atau alur kerjanya. ERP biasanya melakukan integrasi dengan menyatukan database pada satu database yang dapat digunakan untuk banyak modul software yaitu software pada masing-masing divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan fungsi bisnis yang berbeda-beda.

Suatu ERP yang ideal biasanya memiliki beberapa modul fungsi yang terintegrasi didalamnya. Modul-modul fungsi tersebut adalah:

1.      Manufaktur

Beberapa fungsi didalamnya mencakup engineering, capacity, alur kerja, quality control, tagihan material, proses manufaktur, dan lain sebagainya.

2.      Finansial

Beberapa fungsi didalamnya mencakup accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, dan lain sebagainya.

3.      Human Resource

Beberapa fungsi didalamnya mencakup benefit, training, payroll, waktu dan kehadiran, dan lain sebagainya.

4.      Manajemen Supply Chain

Beberapa fungsi didalamnya mencakup inventori, perencanaan supply chain, penjadwalan supplier, pemrosesan klaim, input order, purchasing, dan lain sebagainya.

5.      Project

Beberapa fungsi didalamnya mencakup pembiayaan, billing, manajemen waktu, waktu dan biaya, dan lain sebagainya.

6.      Manajemen Customer Relationship

Beberapa fungsi didalamnya mencakup sales and marketing, service, komisi, customer contact, calls center, dan lain sebagainya.

7.      Data Warehouse

Digunakan untuk pemrosesan data untuk menghasilkan informasi lain yang berguna bagi perusahaan.

Gambar . Modul-modul fungsi yang ditangani ERP

Sebelum adanya penerapan ERP, dalam suatu perusahaan, masing-masing divisi didalamnya memiliki komputer, aplikasi sistem informasi, dan databasenya masing-masing, dan juga banyak dari sistem ini yang tidak dapat berkomunikasi antara satu sistem dengan sistem yang lain, sebagai contoh untuk membaca atau menulis data pada sistem lain. Contoh dari hal ini adalah sistem pada divisi finance berada pada komputer dan sistem yang terpisah dengan divisi human resource, sehingga akan sulit dan kompleks untuk dapat mengakses fungsi tertentu pada sistem divisi lain.

Ketika sistem ERP diimplementasikan, akibatnya seluruh aspek atau bagian dari organisasi dapat saling bekerja dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas dalam perusahaan.

ERP ditujukan untuk melakukan integrasi data dan proses dalam suatu perusahaan, adapun pengertian integrasi yang menjadi tujuan ERP menyangkut hal-hal sebagai berikut :

1.      Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.

2.      Teknik komunikasi.

3.      Sinkronisasi operasi bisnis.

4.      Koordinasi operasi bisinis.

Implementasi ERP

Proses implementasi ERP bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, dan pada kenyataannya, penerapan ERP memerlukan perencanaan yang baik, dan juga konsultasi yang benar. ERP mencakup jangkauan yang luas dalam suatu organisasi, apabila organisasi yang menerapkan adalah organsasi yang besar, penerapan ERP bisa menjadi sangat kompleks. Penerapan ERP bisa jadi menggunakan jasa konsultan karena kompleksnya sistem yang akan diimplementasikan dan karena pada dasarnya konsultan memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih baik mengenai ERP, dan dapat menerapkan ERP dengan lebih cepat dibandingkan dengan orang yang masih awam.

Satu hal yang penting dalam implementasi ERP adalah kepemilikan proyek, karena banyak sekali perubahaan yang dilakukan dan berakibat pada masing-masing individu dalam organisasi, dan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa masing-masing individu dalam perusahaan turut berpartisipasi dan membantu mengerjakan proyek, dan menggunakan sistem ERP sehingga menghasilkan kesuksesan bagi perusahaan.

Biasanya perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merancang dan mengerjakan sistem ERP-nya. Ada tiga jasa profesional yang biasanya digunakan dalam proses implementasi ERP, yaitu :

1.      Consulting Services

Biasanya jasa layanan ini dilakukan pada saat awal akan diterapkannnya ERP. Konsultan ini bertugas membantu perusahaan untuk dapat terus berjalan dengan sistem yang baru, dengan training, alur kerja, memperbaiki atau terus mengembangkan penggunaan ERP pada organisasi tertentu, dan lain sebagainya.

2.      Customization Services

Layanan ini bertugas untuk mengembangkan lagi sistem ERP, atau melakukan penyesuaian sistem ERP dengan mengubah tampilan ataupun kode program. Walaupun sistem ERP telah berhasil dibuat, namun kadangkala perlu mengubah atau menyesuaikan ERP tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.

3.      Support Services

Layanan dukungan ini meliputi dukungan pada ERP yang telah diimplementasikan atau sering disebut maintenance sistem.

Keuntungan Implementasi ERP

Dengan implementasi ERP pada perusahaan mendapat berbagai keuntungan apabila implementasinya berhasil. Keuntungan-keuntungan yang didapatkan antara lain  :

1.      ERP merupakan sistem yang secara penuh terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses pengambilan keputusan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

2.      ERP juga dapat melakukan integrasi secara global, sehingga perbedaan nilai mata uang dan bahasa yang semula ada, dapat diatasi dengan implementasi ERP.

3.      Kemampuan ERP untuk mempersingkat atau mempermudah proses bisnis dalam perusahaan.

4.      Kemampuan ERP untuk dapat menghubungkan department satu dengan department yang lain dalam suatu perusahaan dengan mudah, sehingga antar department atau divisi dalam perusahaan dapat saling berbagi data.

5.      Meningkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan.

6.      Tracking dan prediksi dalam perusahaan menjadi lebih baik. Dengan diterapkannya ERP, perusahaan tidak hanya dapat memonitor keadaan perusahaan saat itu, namun perusahaan dapat mula memprediksikan atau merencanakan apa yang akan dikerjakan nantinya.

7.      Meningkatkan layanan pada konsumen.

Keuntungan dalam hal keuangan dengan penerapan ERP tidak dapat dirasakan dalam waktu yang singkat setelah ERP diimplementasikan, namun perlu waktu yang agak lama setelah implementasi ERP, dan baru manfaat atau keuntungan ERP dapat dirasakan, atau dengan kata lain ROI atau Return On Investment-nya lama.

Kelemahan Implementasi ERP

Selain keuntungan-keuntungan, ERP juga memiliki kelemahan yang dapat menghambat perusahaan dala mengimplementasi ERP. Kelemahan-kelemahan karena penerapan ERP tersebut antara lain :

1.      Penyesuaian di banyak situasi terbatas.

2.      Kebutuhan, atau perlunya untuk mendesain ulang atau proses bisnis pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

3.      Sistem ERP dapat menjadi halangan dalam biaya pada proses instalasi dan running ERP.

4.      Technical support yang mendukung ERP bisa jadi buruk, karena bisa jadi memiliki keahlian dan pengalaman yang sedikit.

5.      ERP dapat menjadi kaku untuk perusahaan atau organisasi tertentu yang baru atau perusahaan yang ingin berpindah pada arah usaha yang lain di masa depan.

6.      Harga ERP proprietary cenderung mahal.

Sumber:

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,18,apakah-yang-dimaksud-dengan-erp,

http://www.webmastercafe.org/archive/index.php/t-54.html

http://id.wikipedia.org/wiki/ERP

PT. INTI
(Industri Telekomunikasi Indonesia)

• —Berpusat di Bandung dengan 695 orang karyawan tetap (posisi Maret 2009)
• —Sebuah industri yang berbasis solusi kesisteman, (sistem infokom dan integrasi teknologi). —
• Pelanggan utama INTI antara lain adalah “THE BIG FOUR” operator telekomunikasi di Indonesia; Telkom, Indosat, Telkomsel dan XL dan masih banyak lagi yang tersebar di seluruh Indonesia

VISI & MISI

—Visi:

Visi PT. INTI adalah menjadi pilihan pertama bagi pelanggan dalam mentransformasikan “mimpi” menjadi “kenyataan”.

—Misi :

• —Fokus bisnis tertuju pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan spesifikasi dan permintaan konsumen
• —Memaksimalkan value (nilai) perusahaan serta mengupayakan growth (pertumbuhan) yang berkesinambungan
• Berperan sebagai prime mover (penggerak utama) bangkitnya industri dalam negeri

Divisi Jasa Integrasi Teknologi

—Salah satu unit bisnis dalam PT. INTI, bergerak dalam bidang jasa integrasi teknologi yang meliputi kastemisasi sistem dan penjualan produk mandiri PT. INTI. —Produk kastemisasi perangkat lunak: Network Management System, Fault Management System —Di sisi perangkat keras produk-produknya meliputi General Purpose Agent, IMTE, IMDE, rectifier, rack and cabinet dan lain-lain.

Tantangan yang Dihadapi Divisi JIT

• —Pada tahun 2008, solusi atas masalah yang dihadapi pelanggan tersebar di mana-mana
• —Dan umumnya masih melekat terutama pada teknisi yang terlibat dalam proyek untuk pelanggan yang bersangkutan (tacit knowledge).
• —tidak adanya call center dan dokumentasi yang tidak dipelihara dengan baik. —
• Dokumentasi yang dimiliki umumnya berupa dokumen pengembangan produk.
• —Penanganan masalah umumnya dilakukan secara reaktif.

Upaya  yang Dilakukan Divisi JIT

• —Membuat media untuk menyimpan dokumen dan mengambil dokumen secara online. —
• knowledge respository dan knowledge sharing —menjadi tools untuk mengumpulkan knowledge asset —
• —help desk online —menangani masalah atau gangguan dari pelanggan
• — —e-bulletin
• —call centre dengan framework ITIL —Sebagai penghubung antara user dan manajemen layanan IT, —Menangani insiden dan permintaan dari user, —Melakukan survey atas user

ITIL adalah framework yang terintegrasi, berbasis pada proses dan merupakan best practice pengelolaan layanan IT, dasar dari ITIL adalah Service Delivery dan Service Support

—Dalam ITIL, semua kegiatan dalam Service Support, disimpan dalam suatu database yang disebut CMDB (Configuration Management Data Base) sebagai knowledge base —Dengan CMD —informasi dapat dikumpulkan dan disimpan dengan lebih cepat — lebih mudah serta lebih cepat untuk tindak lanjut berikutnya

Mekanisme Call Center

Kesimpulan

• —Call center sebagai media knowledge sharing antara perusahaan dengan pelanggannya
• —Knowledge asset perusahaan dapat menjadi dasar dalam membentuk knowledge base untuk menunjang call center —
• Diperlukan mekanisme yang tepat untuk pengelolaan, pencarian, pengayaan (enrichment) agar bisa mendapatkan informasi yang sesuai dengan insiden atau pertanyaan pelanggan
• —ITIL sebagai best practice dalam pengelolaan layanan IT memberikan panduan untuk mengembangkan call center
• —E-bulletin merupakan salah satu langkah yang baik dalam memberikan knowledge untuk pelanggan, sehingga pelanggan dapat mengetahui acara-acara yang diadakan, inovasi teknologi terbaru, dan lainnya
• —Untuk kasus di Divisi JIT – PT. INTI, baru memasuki tahap mengumpulkan atau pengembangan knowledge asset, di mana dilakukan pengumpulan semua knowledge yang dimiliki. Khususnya knowledge yang berkaitan dengan produk yang sudah dipasarkan dan yang sedang dalam proses pengembangan.

Saran

• —Pengkategorisasian dan menentukan knowledge apa saja yang bisa digunakan sebagai knowledge base bagi call center,
• —Membuat interface dan mekanisme yang bisa menerjemahkan knowledge base menjadi informasi yang berguna bagi petugas call center.
• —Mengembangkan web site yang dimiliki PT. INTI sehingga customer bisa mencari solusi sendiri dengan informasi yang telah disediakan (cth: FAQ). — —
• Meng-upgrade teknologi call centre menjadi Computer-Telephony Integration (CTI),

DAFTAR PUSTAKA

Nurjahja WS, A. 2008. Call Center Berbasis knowledge. (Online) http://iatt.kemenperin.go.id/tik/fullpaper/fullpaper118_Ari_Nurtjahja.pdf

Sebelum melakukan perancangan e-commerce CIO harus menganalisis kesempatan pasar  bagaimana  memanfaatkan e-commerce secara maksimal.

a.       Mengidentifikasikan Kebutuhan Pelanggan yang belum terpenuhi.

b.      Mengidentifikasikan Target Pelanggan.

c.       Daya saing.

d.      Sumber daya perusahaan yang mendukung.

e.       Kesiapan pasar terhadap teknologi.

f.       Analisis potensi pasar.

Kemudian menentukan model bisnis yang akan diterapkan dalam e-commerce sesuai dengan analisis diatas .

a.       Kelompok nilai yang ditawarkan: segmen target, keuntungan yang ditawarkan, sumber daya yang diandalkan.

b.      Penawaran online: menawarkan produk/jasa yang dijual perusahaan ataupun kerjasama.

c.       Model pendapatan: dari penjualan produk atau kerjasama.

Merancang antarmuka aplikasi website e-commerce agar mudah digunakan oleh berbagai pihak, serta mampu menjalankan fungsi e-commerce baik itu B2B, B2C, B2B2C, dan C2B.

Dalam pengimplementasian sistem e-commerce pada perusahaan, CIO harus mempersiapkan berbagai hal antara lain:

1.      Sumber Daya Manusia

• Bagian customer service / troubleshooting, untuk menerima keluhan dari konsumen/supplier jika terjadi error pada sistem. Bagian ini dilakukan dengan sistem shift, karena harus stand by 24 jam, mengingat website dapat diakses kapan saja dan oleh siapa saja.
• Bagian IT, meliputi:

o Web design sebagai designer web yang ditujukan pada konsumen maupun supplier.

o Web programmer sebagai pembuat program dalam web.

o Network administrator sebagai pengatur jaringan public dan private, dan mengurusi hubungan dengan ISP.

o Database administrator sebagai pengatur database, sekaligus melakukan logging data.

o Teknisi untuk memperbaiki kerusakan hardware dalam kantor.

• Bagian keuangan, untuk menangani masalah keuangan dalam transaksi jual/beli.
• Bagian purchasing, untuk menangani pembelian produk dari supplier dan kebutuhan internal perusahaan.
• Bagian gudang, untuk menangani barang yang ada di gudang, meliputi menerima barang yang dikirim oleh supplier, sesuai data pembelian valid yang diterima oleh bagian gudang dan melakukan pengiriman ke konsumen yang memesan barang, sesuai dengan data penjualan valid yang masuk ke bagian gudang.
• Bagian pemasaran, untuk menangani pemasaran website maupun produk.

2.      Software

Software mampu mengotomatisasi dari seluruh data yang ingin dipakai perusahaan dalam membangun database pelanggan. Mencatat berapa kali mereka menghubungi perusahaan dalam satu bulan, berapa kali mereka menggunakan produk atau layan perusahaan, dan berbagai data lain jika dilakukan secara manual. Kedua, software memberikan laporan laporan dari data yang dikumpulkan sehingga dapat menjadi informasi yang berguna bagi manajeman untuk proses pengambilan keputusan. Ketiga, software harus mampu dirancang untuk memberikan rasa aman bagi pelanggan dalam transaksi. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam menjaga hubungan dengan pelanggan dapat menggunakan aplikasi CRM. Aplikasi CRM akan menjadi Decision Support System, di mana pihak manajemen tidak lagi direpotkan pada urusan teknis dalam membuat laporan dan menyusun informasi yang dibutuhkan.

3.      Hardware

a. Jaringan

Jaringan untuk perusahaan X dibedakan menjadi dua, yaitu jaringan dalam kantor secara fisik, dan jaringan antar kantor cabang. Jaringan dalam kantor secara fisik dibangun dengan sistem LAN, menggunakan kabel UTP, dimana semua komputer yang ada terhubung ke switch. Sedangkan untuk hubungan antar kantor cabang, menggunakan sistem VPN, dimana hubungan ini dibangun dalam jalur publik yang hanya dapat diakses secara private.

b. Lokasi server

• Server diletakkan di kantor, dengan koneksi internet 24 jam dan bandwith yang tinggi. Alternative ini membutuhkan biaya yang cukup tinggi, dengan tingkat privatisasi data yang cukup tinggi juga.
• Collocation server, dengan menitipkan server perusahaan ke salah satu vendor ISP, dimana ISP akan membantu perusahaan dalam maintenance koneksi internetnya.
• Menyewa space pada vendor ISP. Privatisasi pada alternative ini minim, dan kurang fleksibel dalam pengembangan space, namun paling hemat dari segi biaya.

c. Server

Server yang dibutuhkan

a)  Web server, yaitu komputer yang digunakan untuk mengatur lalu lintas website.

b)  Database server, yaitu komputer yang digunakan untuk menyimpan data. Database server disediakan satu untuk hubungan dengan konsumen dan supplier, lainnya untuk koneksi dengan cabang.

c) Server backup, sebagai hasil mirroring dari database server. Server ini disimpan di kantor pusat dan digunakan sebagai back up data dari server utama, agar data tidak hilang ketika terjadi sesuatu dengan server utama.

d) Proxy and firewall server, pada dasarnya proxy dan firewall dapat menggunakan server sendiri-sendiri, namun ini membutuhkan biaya yang lebih, sebaliknya fungsi proxy dan firewall juga dapat digabungkan ke server yang lain untuk menghemat biaya, namun cara ini akan memberatkan kerja server yang ditumpanginya. Oleh karena itu, proxy dan firewall diletakkan di sebuah server tersendiri dimana server ini berfungsi untuk mengatur koneksi dengan cabang bisa lebih cepat dan menjaga keamanan server yang lain dari serangan yang tidak diharapkan

d. PC

Untuk komputer yang disediakan di kantor skala kecil dan menengah adalah menggunakan thin-client, dimana semua aktivitas terpusat pada server, dan di meja masing-masing karyawan hanya terdapat monitor yang terhubung ke jaringan. Dengan demikian, proses back-up data akan lebih mudah dan kebocoran data relative lebih kecil, karena karyawan tidak dapat menggunakan USB/disket untuk mengcopy data dari komputernya. Sedangkan komputer pada kantor skala besar yang digunakan untuk mengupdate content dari website e-commerce tidak dilakukan demikian.