Vision & Mission

Vision 2012
To become a trend-setting, agile, and efficient food and beverages company.

Mission
To Enrich Human Life with More Choices of Quality Tastes.

Situation

• Began in 1958 in Pati, Central Java

• In 1990 has grown into a major F&B producer in Indonesia

• 16.500 employees

• Have 12 facilities dispersed geographic

• In some instances the same product is produced in multiple location

• To distribute the products, Tudung Group set up a subsidiary called Sinar Niaga Sejahtera (SNS)

Before implementing new system

• Using email, telephones and faxes for data gathering

• Using Outlook express or Eudora as their messaging client

• A slow dial-up service was the only option to get connected

Business Issue

• Communication capability issue

• A lot of sales opportunities were lost

• Information flow need to optimize

• Lack of IT infrastructure

• No standardization of its IT environment

• Resistant users to learning new system

Hartono Atmadja, Managing Director:

“We need a new technology infrastructure that would enable us to maximize our operational efficiency and effectiveness”

Solution

• GarudaFood acquired 128kbps leased lines to connect its facilities to headquarters in Jakarta

• Choosing Microsoft technology for effective communication and collaboration especially in SCM

• One-at-a-time approach to technology development

• Create a number of portals to increase user awareness and maximize uptake of new system

Benefits

• Reduced Cost

• Higher Productivity

• Improved Knowledge Management

• Better Tracking Capability

• Simplified Processes

Five steps to ensure IT strategy as an integral part of business strategy:

• Recognize that IT strategy development is a continuous (dynamic) rather than a point-in-time event

• Require that the IT strategy be prepared in business terms rather than technical term

• Encourage the CIO to live and walk in the shoes of business units leader

• Not sign off on the IT strategy unless it reach its portfolio

• Make sure CIO fully understand how each major IT spend item advances the business strategy or takes care of particular tactical problem

Conclusion
“Company’s IT Strategy is an integral part of the overall business strategy rather than a planning afterthought.”

Sumber:

http:// www. microsoft. com/casestudies/Case_Study_Detail .aspx?casestudyid=4000000887
http:// www. garudafood.com

Latar Belakang Implementasi pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Walau PT. Semen Gresik bergerak di bidang industri semen, namun PT. Semen Gresik menyadari bahwa perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi IT yang kompleks untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP, yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

• Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
• Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
• Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989, namun aplikasi ini tidak begitu efektif untuk menunjang kinerja PT. Semen Gresik. Aplikasi ini juga tidak membuat bagian-bagian dalam PT. Semen Gresik terintegrasi satu sama lainnya. Oleh karena itu untuk meningkatkan tingkat efektifitas dan  efisiensi kinerja di PT. Semen Gresik, maka pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik untuk merealisasikan impian PT. Semen Gresik.

Proses Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan   proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi  proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

• Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
• Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
• Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

• Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
• Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
• Meningkatkan keakuratan informasi
• Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
• Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Kesimpulan

Implementasi ERP pada perusahaan dapat memberikan banyak keuntungan asalkan mampu diimplementasi dengan baik. Namun implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang, dimana pada awal implementasi perusahaan harus mengeluarkan modal yang sangat besar dan ROI dapat dirasakan tidak dalam waktu dekat.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di PT. Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.

Saran

Untuk mengimplementasi ERP pada perusahaan perlu dipertimbangkan secara matang, karena implementasi ERP ini membutuhkan biaya dan tenaga yang tidak sedikit. Perusahaan harus mampu mengukur dirinya sebelum mengimplementasi ERP. Tidak hanya terbatas pada sumber dana untuk mengimplementasi ERP, kesiapan SDM di perusahaan itu juga menjadi faktor keberhasilan proses implementasi.

Setelah proses implementasi ERP, “evaluasi” jangan pernah lupa untuk dilakukan. Selain itu selalu minta masukan dari user dan seluruh bagian yang terlibat dalam proses implementasi ini untuk mengembangkan implementasi ini menjadi lebih baik.

sumber :

http://rizki-inspirations.blogspot.com/2009/01/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik.html

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Definisi ERP

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Karakteristik ERP

Enterprise Resource Planning memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan sistem yang lain, antara lain:

1.      Sistem ERP merupakan suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional ataupun berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara real time.

6.      Dalam beberapa hal, sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan multi bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan internasional.

8.      Sistem ERP memerlukan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

2.3. Tujuan ERP

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah integrasi. ERP diterapkan untuk mengintegrasikan data dan proses dari seluruh area atau divisi dari organisasi, dan menyatukannya agar mudah untuk diakses, dan mudah untuk diatur proses bisnis atau alur kerjanya. ERP biasanya melakukan integrasi dengan menyatukan database pada satu database yang dapat digunakan untuk banyak modul software yaitu software pada masing-masing divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan fungsi bisnis yang berbeda-beda.

Suatu ERP yang ideal biasanya memiliki beberapa modul fungsi yang terintegrasi didalamnya. Modul-modul fungsi tersebut adalah:

1.      Manufaktur

Beberapa fungsi didalamnya mencakup engineering, capacity, alur kerja, quality control, tagihan material, proses manufaktur, dan lain sebagainya.

2.      Finansial

Beberapa fungsi didalamnya mencakup accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, dan lain sebagainya.

3.      Human Resource

Beberapa fungsi didalamnya mencakup benefit, training, payroll, waktu dan kehadiran, dan lain sebagainya.

4.      Manajemen Supply Chain

Beberapa fungsi didalamnya mencakup inventori, perencanaan supply chain, penjadwalan supplier, pemrosesan klaim, input order, purchasing, dan lain sebagainya.

5.      Project

Beberapa fungsi didalamnya mencakup pembiayaan, billing, manajemen waktu, waktu dan biaya, dan lain sebagainya.

6.      Manajemen Customer Relationship

Beberapa fungsi didalamnya mencakup sales and marketing, service, komisi, customer contact, calls center, dan lain sebagainya.

7.      Data Warehouse

Digunakan untuk pemrosesan data untuk menghasilkan informasi lain yang berguna bagi perusahaan.

Gambar . Modul-modul fungsi yang ditangani ERP

Sebelum adanya penerapan ERP, dalam suatu perusahaan, masing-masing divisi didalamnya memiliki komputer, aplikasi sistem informasi, dan databasenya masing-masing, dan juga banyak dari sistem ini yang tidak dapat berkomunikasi antara satu sistem dengan sistem yang lain, sebagai contoh untuk membaca atau menulis data pada sistem lain. Contoh dari hal ini adalah sistem pada divisi finance berada pada komputer dan sistem yang terpisah dengan divisi human resource, sehingga akan sulit dan kompleks untuk dapat mengakses fungsi tertentu pada sistem divisi lain.

Ketika sistem ERP diimplementasikan, akibatnya seluruh aspek atau bagian dari organisasi dapat saling bekerja dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas dalam perusahaan.

ERP ditujukan untuk melakukan integrasi data dan proses dalam suatu perusahaan, adapun pengertian integrasi yang menjadi tujuan ERP menyangkut hal-hal sebagai berikut :

1.      Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.

2.      Teknik komunikasi.

3.      Sinkronisasi operasi bisnis.

4.      Koordinasi operasi bisinis.

Implementasi ERP

Proses implementasi ERP bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, dan pada kenyataannya, penerapan ERP memerlukan perencanaan yang baik, dan juga konsultasi yang benar. ERP mencakup jangkauan yang luas dalam suatu organisasi, apabila organisasi yang menerapkan adalah organsasi yang besar, penerapan ERP bisa menjadi sangat kompleks. Penerapan ERP bisa jadi menggunakan jasa konsultan karena kompleksnya sistem yang akan diimplementasikan dan karena pada dasarnya konsultan memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih baik mengenai ERP, dan dapat menerapkan ERP dengan lebih cepat dibandingkan dengan orang yang masih awam.

Satu hal yang penting dalam implementasi ERP adalah kepemilikan proyek, karena banyak sekali perubahaan yang dilakukan dan berakibat pada masing-masing individu dalam organisasi, dan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa masing-masing individu dalam perusahaan turut berpartisipasi dan membantu mengerjakan proyek, dan menggunakan sistem ERP sehingga menghasilkan kesuksesan bagi perusahaan.

Biasanya perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merancang dan mengerjakan sistem ERP-nya. Ada tiga jasa profesional yang biasanya digunakan dalam proses implementasi ERP, yaitu :

1.      Consulting Services

Biasanya jasa layanan ini dilakukan pada saat awal akan diterapkannnya ERP. Konsultan ini bertugas membantu perusahaan untuk dapat terus berjalan dengan sistem yang baru, dengan training, alur kerja, memperbaiki atau terus mengembangkan penggunaan ERP pada organisasi tertentu, dan lain sebagainya.

2.      Customization Services

Layanan ini bertugas untuk mengembangkan lagi sistem ERP, atau melakukan penyesuaian sistem ERP dengan mengubah tampilan ataupun kode program. Walaupun sistem ERP telah berhasil dibuat, namun kadangkala perlu mengubah atau menyesuaikan ERP tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.

3.      Support Services

Layanan dukungan ini meliputi dukungan pada ERP yang telah diimplementasikan atau sering disebut maintenance sistem.

Keuntungan Implementasi ERP

Dengan implementasi ERP pada perusahaan mendapat berbagai keuntungan apabila implementasinya berhasil. Keuntungan-keuntungan yang didapatkan antara lain  :

1.      ERP merupakan sistem yang secara penuh terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses pengambilan keputusan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

2.      ERP juga dapat melakukan integrasi secara global, sehingga perbedaan nilai mata uang dan bahasa yang semula ada, dapat diatasi dengan implementasi ERP.

3.      Kemampuan ERP untuk mempersingkat atau mempermudah proses bisnis dalam perusahaan.

4.      Kemampuan ERP untuk dapat menghubungkan department satu dengan department yang lain dalam suatu perusahaan dengan mudah, sehingga antar department atau divisi dalam perusahaan dapat saling berbagi data.

5.      Meningkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan.

6.      Tracking dan prediksi dalam perusahaan menjadi lebih baik. Dengan diterapkannya ERP, perusahaan tidak hanya dapat memonitor keadaan perusahaan saat itu, namun perusahaan dapat mula memprediksikan atau merencanakan apa yang akan dikerjakan nantinya.

7.      Meningkatkan layanan pada konsumen.

Keuntungan dalam hal keuangan dengan penerapan ERP tidak dapat dirasakan dalam waktu yang singkat setelah ERP diimplementasikan, namun perlu waktu yang agak lama setelah implementasi ERP, dan baru manfaat atau keuntungan ERP dapat dirasakan, atau dengan kata lain ROI atau Return On Investment-nya lama.

Kelemahan Implementasi ERP

Selain keuntungan-keuntungan, ERP juga memiliki kelemahan yang dapat menghambat perusahaan dala mengimplementasi ERP. Kelemahan-kelemahan karena penerapan ERP tersebut antara lain :

1.      Penyesuaian di banyak situasi terbatas.

2.      Kebutuhan, atau perlunya untuk mendesain ulang atau proses bisnis pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

3.      Sistem ERP dapat menjadi halangan dalam biaya pada proses instalasi dan running ERP.

4.      Technical support yang mendukung ERP bisa jadi buruk, karena bisa jadi memiliki keahlian dan pengalaman yang sedikit.

5.      ERP dapat menjadi kaku untuk perusahaan atau organisasi tertentu yang baru atau perusahaan yang ingin berpindah pada arah usaha yang lain di masa depan.

6.      Harga ERP proprietary cenderung mahal.

Sumber:

http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,18,apakah-yang-dimaksud-dengan-erp,

http://www.webmastercafe.org/archive/index.php/t-54.html

http://id.wikipedia.org/wiki/ERP

Kita sebagai calon pemimpin atau bahkan pemilik  suatu perusahaan, sering kali yang terjadi kendala adalah faktor resistensi para karyawan ketika akan melakukan sebuah proyek perubahan manajemen perusahaan tersebut. Oleh karena itu kita sebagai pemimpin harus memotivasi mereka, menjelaskan dengan baik akan seperti apa hasil perubahan yang terjadi. Kita dapat meyakinkan mereka dengan memberikan harapan bagi mereka, dengan adanya harapan mereka akan terlibat dalam proyek perubahaan tersebut dan mampu berkontribusi lebih untuk sama-sama berubah ke arah yang lebih baik.

Pembentukan Harapan:

Pencitraan + Pengetahuan dan Pengalaman + Janji Perubahhan akan membentuk suatu ekspektasi yang dapat berkembang menjadi harapan, sehingga dengan harapan ini diharapkan para karyawan dapat jauh terlibat di dalam perusahaan dengan harapan tersebut sebagai motivasinya

Harapan dan Teori Atribusi:

• Focus of control : seorang pemimpin harus fokus dengan kontrol yang dilakukan, jangan pernah plin plan dengan mengganti strategi semau-maunya, hal ini dapat mengurangi rasa percaya para karyawan.

• Durasi : harapan yang diberikan seharusnya durasinya tidak terlalu lama, karena kalau terlalu lama bagai harapan yang jauh dan mungkin tidak tercapai sehingga para karyawan dapat lelah dalam menunggu terwujudnya harapan tersebut
• Kendali : pemimpin harus memegang kendali secara penuh, agar berjalan sesuai yang direncanakan dan mencapai hasil yang diinginkan

Hal-hal yang harus dilakukan kita sebagai pemimpin

• mengurangi perasaan negatif dan terus memberikan hal-hal yang positif,
• memelihara harapan, jangan sampai karyawan hilang harapan dengan tidak percaya kepada kita lagi
• membuat harapan jangka panjang dan harapan pendek, sehingga dengan adanya harapan-harapan pendek yang terkabul maka tingkat motivasi dan kepercayaan karyawan dapat meningkat
• mencegah keputusasaan, jangan membuat karyawan letih menunggu dan hilang arah karena tujuan yang berubah-ubah
• Jika harapan telah tercapai, kita harus membuat harapan baru agar semua semangat dan termotivasi lagi

dengan kata lain kita jangan membiarkan karyawan tidak puas, dan jangan buat karyawan puas.

Selain itu kita dapat membangun hal-hal kasat mata yang dapat membangun optimisme, seperti:

• mengubah logo
• mengubah identitas fisik non logo
• memperbaiki layanan
• meremajakan produk dan merk
• meningkatkan penampilan dan keberadaan perusahaan

Kita juga harus mengetahui ancaman-ancaman apa saja yang biasa terjadi :

• karyawan tidak pernah ingin bersakit-sakit dahulu untuk bersenang-senang kemudian, mereka berpikir perubahan adalah langsung menjadi keadaan yang baik
• perubahan hanya bisa dilakukan orang yang muda.
• karyawan enggan melakukan perubahan saat di kondisi comfort zone, mereka mau berubah kalau ada masalah yang serius
• karyawan umumnya beralasan untuk tidak melakukan perubahan dengan cara melontarkan pernyataan “saya melakukan ini karena melanjutkan hal-hal yang dirintis pendahulu saya”
• Perubahan menandakan PHK

Oleh karena itu dengan poin-poin ini kita dapat mengetahui apa yang harus dilakukan untuk melakukan perubahan bersama-sama para karyawan yang termotivasi dengan harapan-harapan kesuksesan bersama.

kata kunci dalam manajemen harapan : logical reasoning, learn to unlearn, together we can.

Menurut Hasanali (2002) faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan CKM dapat digolongkan menjadi 5 kategori :

1. kepemimpinan; agar lebih terorganisir sebuah perusahaan sebaiknya memiliki seorang Chief Knowledge Officer (CKO) yang berperan sebagai leader yang mengelola organisasi di dalam perusahaan itu untuk bersama-sama mendukung penerapan CKM.
2. Budaya; budaya yang standar dalam sebuah perusahaan adalah waktu produktifitas yang efektif, saling menghargai satu sama lain, sudut pandang yang sama dimana semua orang memiliki tujuan yang sama yaitu visi perusahaan tersebut, dan menjaga komunikasi dua arah yang baik.
3. Struktur, peran, dan tanggung jawab; organisasi perusahaan yang mengurusi CKM harus terdiri dari orang-orang yang jelas dalam struktur kepengurusannya, sehingga mereka mengetahui jobdesk mereka dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan penerapan CKM ini.
4. Infrastruktur teknologi informasi; tanpa menggunakan IT perusahaan yang cukup besar akan cukup sulit mengatur pertukaran informasi antara karyawan yang satu dan yang lainnya, apalagi berhubungan dengan pelanggan yang tersebar dimana-mana. Oleh karena itu standar IT yang digunakan harus memiliki isi, tampilan, dan teknologi yang standar digunakan oleh awam umumnya. Sehingga akan menjadi efektif karena semua pihak dapat terlibat dengan baik walau dari kalangan non-IT sekalipun.
5. Pengukuran; Perusahaan harus melakukan pengukuran/ valuasi nilai penerapan ini apakah sesuai standar yang ada atau belum, perusahaan harus menemukan best practice di setiap prosedur yang berlangsung agar mampu berkembang secara optimal.

Gibbert,  Leibold,  dan  Probst (2002) telah melakukan penelitan dan mengungkapkan bahwa terdapat lima gaya dari CKM.  Lima gaya tersebut adalah prosumerism, team-based co-learning, mutual innovation, communities of creation, join IP/ownership. Perusahaan harus menentukan gaya CKM yang bagaimana yang harus mereka terapkan yang sesuai dengan kondisi mereka.

a.       Prosumerism
Alvin Toffler (1980) merupakan orang yang pertama kali menggunakan istilah “prosumer” untuk menunjukkan bahwa pelanggan bukan hanya seorang konsumen, namun bisa juga beperan sebagai produsen. Seorang pelanggan dapat menjadi seorang konsumen apabila penerapan CKM dilakukan dengan baik, dimana perusahaan mendapatkan informasi dari pelanggan mengenai produk-produk yang ada sekarang ini, serta pelanggan dapat memberikan masukan berupa inovasi untuk pengembangan produk selanjutnya yang makin sesuai untuk menjawab kebutuhan pelanggan tersebut.

b.      Team-based co-learning

Dalam penerapan CKM, perusahaan dapat mengajak pelanggan untuk turut serta dalam satu tim dalam pengembangan perusahaan tersebut. Dimana antara perusahaan dan pelanggan dapat melakukan sharing knowledge yang dapat meningkatkan pengetahuan satu sama lain. Selain itu inovasi-inovasi baru juga akan muncul dalam perkembangannnya. Sebagai contoh Openrice yang merupakan perusahaan online tempat para user mereview masakan-masakan serta tempat makan yang ada di China, Hongkong, Indonesia, dan Filipina. Openrice sangat bergantung dengan tim di dalamnya, dimana tim mereka juga terdiri dari pelanggan-pelanggan mereka sendiri yang dengan setia memberikan hasil review dan database masakan dan makanan yang ada di negara masing-masing. Dengan kerjasama yang kompak antara perusahaan dan pelanggan ini, maka openrice dapat berkembang pesat di 4 negara.

c.       Mutual innovation

Inovasi dari produk-produk yang diluncurkan perusahaan sebenarnya dapat dengan mudah dikembangkan lebih optimal dengan mendengarkan inovasi-inovasi apa saja yang diharapkan dari konsumen yang menggunakan produk tersebut. Karena konsumen yang menggunakan produk-produk tersebut akan mampu mengutarakan kebutuhan mereka sejauh mana, dan apa yang kurang dari produk kita.

d.      Communities of creation

Komunitas sudah menjadi tren sekarang ini, setiap perusahaan berlomba-lomba membangun suatu komunitas agar mereka memiliki pelanggan yang loyal terhadap mereka. CRM yang diterapkan dalam komunitas akan berjalan dengan baik dan memberikan keuntungan kepada kedua belah pihak. Komunitas yang terbentuk sudah menjadi tempat ajang bertukar informasi satu sama lain, bahkan ketika ada pelanggan yang mengalami masalah dalam penggunaan produk, perusahaan diringankan tugasnya dalam melayani keluhan pelanggan tersebut karena begitu banyak anggota komunitas yang siap membantu menjawab keluhan pelanggan lainnya. Selain itu para anggota komunitas dengan rela mempromosikan perusahaan tersebut dengan baik agar komunitas yang terbentuk semakin berkembang dari waktu ke waktu. Seperti contoh di Indonesia ketika kita mendengar kata komunitas, pasti yang terlintas adalah Kaskus. Kaskus merupakan forum online yang memiliki komunitas terbesar di Indonesia. Ditambah lagi rasa memiliki anggota komunitas terhadap Kaskus sangat tinggi. Mereka tanpa dibayar rela bertukar informasi apa saja yang mereka miliki, bahkan hamper setiap inovasi dan produk yang diluncurkan Kaskus merupakan ide kreatif dari para anggota komunitas Kaskus itu sendiri yang disebut dengan Kaskuser.

e.       Joint intellectual property

Joint intellectual property merupakan gaya CKM yang menarik dimana perusahaan bersama-sama dengan pelanggan membentuk suatu hasil karya produk dari pengetahuan yang dimiliki bersama, dan hasil dari produk tersebut juga diakui milik perusahaan dan pelanggan itu sendiri.  Dengan kata lain perusahaan berusaha mendekatkan diri dengan pelanggan agar pelanggan dapat merasakan bahwa mereka turut memiliki perusahaan tersebut, sehingga semua pihak dapat terus berinovasi dalam mengembangkan perusahaan tersebut.

CKM yang dibangun seharusnya diharapkan dapat memberikan keuntungan yang signifikan terhadap perusahaan dan pelanggan, namun tidak sedikit juga yang mengalami hambatan dalam penerapan CKM tersebut. Adapun hambatan-hambatan yang terjadi antara lain:

(Gibbert,  Leibold,  dan  Probst, 2002)

1.      Penerapan Customer Knowledge Management dengan pola pikir yang salah. Jangan pernah perusahaan berpikir dalam menerapkan CKM adalah untuk menguras pengetahuan yang dimiliki pelanggan demi keuntungan yang akan didapatkan perusahaan semata, namun pembangunan CKM harus dilandasi untuk pengembangan nilai pengetahuan pelanggan dan perusahaan untuk menuju arah yang lebih baik.

2.       Menghiraukan keanekaragaman pelanggan. Perusahaan harus menjangkau banyak pelanggan agar pengetahuan yang didapatkan semakin akurat dalam pengembangan CKM. Pendekatan perusahaan terhadap pelanggan harus dilandasi keanekaragaman pelanggan, perusahaan harus memiliki metode-metode khusus untuk mendekati setiap pelanggan agar perusahaan mampu melakukan inovasi yang dapat menjawab semua kebutuhan pelanggan.

3.       Sering kali perusahaan salah strategi dalam menerapkan CRM untuk membangun CKM, sehingga pelanggan merasa dimanfaatkan dan akhirnya menjauh dari perusahaan. Oleh karena itu pemilihan strategi CRM juga harus sebaik mungkin agar kedua belah pihak tidak merasa dirugikan satu sama lain, bahkan memberikan manfaat untuk keduanya.

4.       ketidakmampuan dalam infrastruktur organisasi dan proses untuk menangani memanfaatkan pengetahuan dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan knowledge asset yang terkumpul menjadi sia-sia. Sebaiknya perusahaan menyediakan infrastruktur organisasi yang mampu mengelola pengetahuan yang didapatkan menjadi sesuatu informasi dan inovasi yang berguna bagi perusahaan. Pengetahuan yang dikumpulkan semakin lama semakin besar sehingga perusahaan  perlu dipersiapkan sejak dini untuk mengantisipasi itu, misal dengan menggunakan sistem navigasi dan fitur pencarian knowledge serta diberikan kategori sesuai  topik tertentu.

5.       Dengan seringnya mengandalkan pengetahuan dari pelanggan, perusahaan dapat terjebak dengan kondisi dimana sulit berinovasi tanpa dukungan dari pelanggan. Hal ini dapat mengakibatkan perusahaan menjadi ketergantungan terhadap pelanggan.

6.       Kurangnya rasa percaya satu sama lain dalam bertukar  pengetahuan. Sehingga perusahaan harus dengan baik mendekatkan diri dan memberikan rasa percaya dan rasa aman kepada setiap pelanggannya.

Customer Relatonship Management (CRM) adalah “suatu pendekatan yang memandang bahwa pelanggan adalah inti dari bisnisnya dan keberhasilan suatu perusahaan tergantung dari bagaimana mereka mengelola hubungannya secara efektif”. (Turban 2002, p. 136)

CRM adalah “strategi penjualan, pemasaran dan pelayanan terintegrasi yang bergantung pada aksi terkoordinasi seluruh perusahaan”. (Kalakota. Ravi dan Marcia Robinson 2001, p.172-175)

Tujuan dari kerangka kerja CRM adalah menggunakan hubungan yang sudah ada antara perusahaan dan pelanggan untuk meningkatkan laba perusahaan. Hal ini berarti sudut pandang yang lebih luas kepada pelanggan dalam memaksimalkan hubungan pelanggan dengan perushaaan untuk melakukan penjualan up-selling dan cross-selling, yang pada waktu bersamaan juga meningkatkan keuntungan perusahaan melalui identifikasi, penarikan, dan pemeliharaan pelanggan terbaik.

Dengan menggunakan informasi pelanggan yang lebih baik dalam mencukupi kebutuhan pelanggan, baik dari perusahaan dan pelanggan akan merasakan manfaatnya dari penghematan waktu yang ada. Namun informasi-informasi ini haruslah diatur sedemikian rupa sehingga bisa dimanfaatkan lebih baik oleh perusahaan, dan salah satu solusi pengaturannya adalah dengan menggunakan CRM.

CRM merupakan tempat penyimpanan informasi pelanggan yang merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan (termasuk situs web), serta membuat profil pelanggan yang ada untuk siapa saja diperusahaan yang membutuhkan informasi tentang pelanggan tersebut. (Laudon, Kenneath C. dan Carol Guercio Traver 2002, p.374)

CRM memiliki tiga tujuan yaitu: (Kalakota, et.al)

a. Memperoleh pelanggan baru, dengan mempromosikan keunggulan produk atau jasa dalam hal inovasi serta kemudahan karena nilai suatu produk atau jasa bagi pelanggan adalah produk yang lebih baik dan didukung oleh layanan yang memuaskan.

b. Meningkatkan keuntungan yang diperoleh dari pelanggan yang sudah ada dengan mendorong terciptanya produk atau jasa komplemen dan penjualan produk atau jasa yang lebih baik dari produk atau jasa yang dimiliki oleh pelanggan.

c. Mempertahankan pelanggan yang lebih memberikan  keuntungan, dengan menawarkan apa yang dibutuhkan oleh pelanggan spesifik bukan yang dibutuhkan oleh pelanggan pasar, karena nilai produk atau jasa bagi pelanggan adalah nilai proaktif yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Fokus perusahaan saat ini adalah bagaimana mempertahankan pelanggan yang sudah ada pasti memberikan keuntungan bagi perusahaan daripada bagaimana mendapatkan pelanggan baru yang belum tentu menguntungkan.

Dalam mengembangkan CRM ada baiknya juga berdasarkan pada konsep knowledge management. Dengan harapan bila penerapan knowledge management dilakukan dengan baik maka kesalahan yang telah atau akan muncul dapat dihindari.

Pendiri perusahaan Microsof, Bill Gates, kembali menduduki posisi teratas sebagai orang terkaya di Amerika, demikian menurut laporan majalah Forbes hari Rabu, 22 September 2010.

Bill Gates dalam tahun yang ke-17 menjadi orang terkaya dengan harta senilai 54 miliar dolar Amerika Serikat, atau naik 4 miliar dolar AS dari kekayaannya tahun lalu.

Urutan ke dua orang terkaya dalam majalah Forbers ditempati oleh pengusaha Warren Buffett dengan seluruh kekayaannya bernilai 45 miliar dolar Amerika Serikat, atau meningkat 5 miliar dolar AS dari tahun lalu.

Sementara itu, keuntungan bersih pendiri Oracle Corporation, Larry Ellison, tidak berubah pada urutan ke tiga dengan kekayaannya senilai 27 miliar dolar Amerika Serikat.

Chirsty Walton, pewaris pendiri Walmart oleh Sam Walton, berada di urutan ke empat dengan kekayaannya senilai 24 milioar dolar Amerika Serikat, atau meningkat 2,5 miliar dolar AS.

sumber http://id.omg.yahoo.com/news/bill-gates-tetap-orang-terkaya-di-amerika-ryx5-47647.html

dari data yang di atas dapat kita lihat 2 dari 4 orang terkaya di Amerika adalah orang yang bisnis IT… Jadi jangan pernah berpikiran berkecimpung di dunia IT tidak akan menjanjikan 🙂